Les cotisations et contributions sociales que vous versez à l’Urssaf sont calculées sur les sommes et les avantages versés à vos salariés. Ces éléments constituent la base des cotisations et contributions sociales. Afin d’obtenir le montant des cotisations dues, vous multipliez cette base par les différents taux de cotisations et contributions.
Les trois grandes étapes de calcul des cotisations et contributions
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Vous déterminez la base de calcul des cotisations
Les sommes payées et tous les avantages consentis à vos salariés constituent la base de calcul des cotisations (ou assiette) que vous versez à l’Urssaf.
Secteur privé
Les bases de cotisations ou « assiettes » sont propres à chaque salarié. Elles peuvent varier tous les mois.
Cette assiette des cotisations et contributions sociales est constituée des sommes prises en compte pour déterminer l’assiette de la CSG.
Il s’agit de toutes les sommes ou avantages, en nature ou en argent, dus en contrepartie ou à l'occasion d'un travail peu importe leur dénomination, et peu importe aussi par qui et comment ils sont attribués.
À titre d’exemples, sont soumis à CSG-CRDS les revenus d’activité suivants :
les salaires, primes, indemnités, avantages en nature …
les primes liées à l’intéressement et à la participation ;
l’abondement de l’entreprise aux :
plans d’épargne d’entreprise (PEE) ;
plans d’épargne pour la retraite collectif (Perco) ;
une partie des indemnités journalières complémentaires versées en cas d’arrêt de travail ;
une partie des indemnités versées lors de la rupture du contrat de travail ou de la cessation forcée du mandat social ;
etc.
Sont exclus de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale bien qu'inclus dans l'assiette de CSG :
les sommes issues de l’intéressement et de la participation ;
l’abondement de l’employeur au plan d’épargne entreprise (PEE), au plan d’épargne interentreprises (PEI), au plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO) ou au plan d’épargne retraite d’entreprise collectif ;
les contributions patronales finançant des prestations de protection sociale complémentaire qui revêtent un caractère collectif et obligatoire ;
la contribution patronale d'une entreprise de moins de cinquante salariés à l'acquisition des chèques-vacances ;
les indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail ou de la cessation forcée des fonctions de mandataires sociaux dans des limites différentes de l’exclusion d’assiette de la CSG.
Secteur public
En fonction du statut des agents embauchés, le régime spécial des fonctionnaires ou le régime général de Sécurité sociale s’applique.
L’application de l’un ou l’autre de ces régimes a des conséquences sur la base de calcul des cotisations à retenir et sur les taux des cotisations de Sécurité sociale applicables.
La base de calcul des cotisations de Sécurité sociale (ou assiette des cotisations sociales)
Agents affiliés au régime spécial
Relèvent de ce régime :
les agents titulaires de la fonction publique d'État.
Il s’agit des fonctionnaires civils de l’État et de ses établissements publics administratifs ;
les agents des collectivités territoriales et des établissements publics hospitaliers affiliés à la CNRACL.
Il s’agit :
des agents titulaires occupés dans un emploi permanent à temps complet (35h hebdomadaires) ;
des agents titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est au moins égale à 28 heures ;
des agents permanents recrutés à temps complet et autorisés à exercer à temps partiel ;
des stagiaires à temps complet ;
des stagiaires dont la durée hebdomadaire de travail est au moins égale à 28 heures.
La base de calcul de leurs cotisations est constituée par le traitement soumis à retenue pour pension de l’agent, soit :
le traitement indiciaire brut (TIB) ;
la nouvelle bonification indiciaire (NBI).
pour les aides-soignants, la prime de sujétion.
Les accessoires du traitement sont exclus de l’assiette des cotisations.
Le régime général de la Sécurité sociale assure la couverture des prestations en nature maladie, maternité, invalidité, décès et allocations familiales.
Ce financement est assuré par une cotisation patronale propre :
aux agents titulaires de la fonction publique d’État ;
aux agents des collectivités territoriales et des établissements publics hospitaliers affiliés à la CNRACL.
Agents affiliés au régime général
Relèvent du régime général de la Sécurité sociale pour l’ensemble des risques :
les agents non titulaires de l'État et de ses établissements publics administratifs et des collectivités territoriales et hospitalières ;
les agents non titulaires de droit privé ;
Les administrations, les établissements publics administratifs, les collectivités territoriales et hospitalières peuvent employer des salariés dans des conditions de droit privé : agents auxiliaires, contractuels (en CDD ou CDI), vacataires, intérimaires. Ces agents sont titulaires d’un contrat de travail régi par les dispositions du code du travail ;
les agents titulaires des collectivités territoriales et hospitalières occupés dans un emploi permanent moins de 28 heures par semaine ;
Ils sont affiliés à l’Ircantec au titre de la retraite complémentaire. ;
les collaborateurs occasionnels du service public ;
Vous retrouverez la liste des personnes participant de façon occasionnelle à des missions de service public dans l’article D311-1 du code de la Sécurité sociale, par exemple :
les médecins experts ;
les interprètes et les traducteurs concernant la justice (matière pénale ou civile) ;
les commissaires enquêteurs…
La base de calcul des cotisations est constituée de l'ensemble de la rémunération, selon les principes applicables aux salariés relevant du régime général (avantages en nature, frais professionnels, plafond).
Entrent dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale les éléments suivants :
le traitement indiciaire brut ;
la nouvelle bonification indiciaire ;
l’indemnité de résidence ;
le supplément familial ;
les primes et indemnités ;
les avantages en nature (nourriture, logement, véhicule...) ;
les allocations pour frais professionnels pour la part qui excède les limites fixées par arrêtés.
La base CSG-CRDS
Son calcul est identique pour tous les agents titulaires ou non titulaires du service public.
Elle est constituée du TIB et de tous les accessoires de la rémunération, soit :
l’indemnité de résidence ;
le supplément familial ;
la nouvelle bonification indiciaire ;
les primes et indemnités ;
les avantages en nature ou en espèces ;
les allocations pour frais professionnels pour la part qui dépasse les limites d’exonération;
les avantages en espèces servis par le comité des œuvres sociales ou le comité national d’action sociale ne respectant pas les limites prévues par les textes ;
les contributions patronales de prévoyance et de retraite supplémentaire.
Les éléments soumis à la CSG et à la CRDS sont pris en compte pour leur montant brut, diminué de 1,75 % pour frais professionnels.
Cet abattement s’applique dans la limite de 4 plafonds de la Sécurité sociale.
Certains revenus ne bénéficient plus de l’abattement de 1,75 % pour frais professionnels.
Sont notamment concernées :
les contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire ;
la contribution de l’employeur à l’acquisition des chèques vacances ;
les indemnités parlementaires, de fonction, de résidence, représentative de frais de mandat et les indemnités de fonction complémentaires versées aux membres du Parlement ainsi que sur les indemnités versées aux représentants français du Parlement européen ;
la rémunération et les indemnités versées aux membres du Conseil économique, social et environnemental ainsi que l’indemnité versée au Président et aux membres du Conseil constitutionnel
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Vous calculez le montant des cotisations pour chaque salarié
Montant des cotisations par salarié = base de calcul ou assiette le taux en vigueur pour chaque cotisation.
Un simulateur est disponible pour vous aider à calculer le montant mensuel de l'ensemble des cotisations, le coût total de la rémunération à prévoir lors d’une embauche, ainsi que le salaire net après impôt qui sera versé à votre salarié.
Chaque cotisation ou contribution a un taux. En fonction des cas les cotisations sont calculées :
soit sur la totalité du salaire ;
soit sur le plafond de la Sécurité sociale.
Le plus souvent, il est identique, quels que soient l’effectif, l’activité ou le lieu d’implantation de l’entreprise.
Certains taux sont toutefois fonction de l’effectif, comme pour le Fnal.
D’autres sont liés à l’implantation géographique (Outre-mer, cotisation supplémentaire d’assurance maladie dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin et la Moselle par exemple).
Le taux de la cotisation accidents du travail est fixé par la Carsat (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail) selon l’activité et la taille de votre entreprise.
Les cotisations et contributions sociales sont, selon les cas :
dues à la fois par l’employeur et par le salarié ;
Vous déclarez et versez l’ensemble des cotisations et contributions patronales et salariales
Les cotisations dues par votre salarié sont prélevées sur son salaire brut lors de chaque paie.
Votre salarié perçoit le salaire net, c’est-à-dire la rémunération brute moins la part salariale des cotisations et contributions sociales.
Chaque mois, vous déclarez et payez les cotisations et contributions sociales à Urssaf via la DSN.
Les spécificités de l’assiette des cotisations
L’assiette des cotisations et contributions doit respecter :
une base minimum appelée l’assiette minimale ;
une base maximum appelée l’assiette maximale.
L’assiette minimale
La base de calcul minimale des cotisations de Sécurité sociale concerne tous les salariés qui entrent dans le champ d’application du Smic.
Le Smic permet de déterminer :
le salaire minimum que vous devez verser à vos salariés en fonction du nombre d’heures travaillées ;
l’assiette minimale de cotisations.
L’assiette minimale désigne l’assiette minimum que vous devez déclarer pour votre salarié en fonction du nombre d’heures travaillées.
Le montant des rémunérations à retenir pour calculer l’assiette minimale (ou base minimale) de calcul des cotisations doit être égale ou supérieure à la somme :
du Smic ou du montant prévu par la convention collective ;
et des indemnités, primes ou majorations prévus par la loi ou par une convention collective.
L’assiette minimale des cotisations est donc plus large que celle du salaire minimum.
Vous devez appliquer le salaire conventionnel s’il est supérieur.
L’assiette minimale doit être respectée à chaque échéance de paie.
Il n’est pas possible de compenser d’un mois sur l’autre.
Exemple
Votre convention collective prévoit le versement d’une prime d’ancienneté. Cette prime n’est pas prise en compte dans le calcul du salaire minimum ; par contre cette prime entre dans l’assiette minimale de cotisations.
Situations particulières :
Vous appliquez la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
les éléments de rémunération conventionnels n’ont pas à être pris en compte pour déterminer le respect de la base minimale des cotisations de Sécurité sociale.
Exemple :
Votre salarié perçoit une rémunération mensuelle brute de 1 800 €.
Son activité ouvre droit à une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 %.
Vous appliquez cette déduction et réintégrez les remboursements de frais professionnels (150 €), puis appliquez la déduction, ce qui devrait conduire à une base de calcul des cotisations de Sécurité sociale de (1 800 + 150) × 70 % = 1 365 €.
Le Smic mensuel pour ce même mois est de 1 747,20 €.
Dans l’hypothèse où il n’existe pas de minimum conventionnel plus élevé, les cotisations seront calculées sur la base du Smic mensuel.
Dans certaines situations, le Smic fait l’objet d’un abattement.
C’est le cas notamment des apprentis et de certains jeunes de moins de 18 ans.
Pour l’application de l’assiette minimale, il est tenu compte de ces abattements (abattement de 10 % pour les salariés entre 17 et 18 ans et de 20 % pour les salariés de moins de 17 ans).
Si ces salariés bénéficient d’avantages en nature, leur montant est pris en compte pour déterminer la base de calcul minimale.
Sont exclus du calcul de l’assiette minimale :
les VRP multicartes ;
l’ensemble des « personnels » qui ne sont pas salariés tels que :
les stagiaires ;
ou certains dirigeants d’entreprise ;
les salariés dont les cotisations sont calculées sur une base forfaitaire.
L’assiette maximale
Pour certaines cotisations, une assiette maximale ou base maximale s’applique : c’est le plafond de la Sécurité sociale.
La partie des rémunérations qui dépasse ce plafond n’est pas soumise à certaines cotisations.
Le plafond sert également de référence pour calculer les tranches sur lesquelles sont appelées d’autres cotisations ou contributions (assurance chômage, retraite complémentaire…) et pour certaines prestations.
Les cotisations plafonnées sont les suivantes :
la cotisation d’assurance vieillesse (pour la part plafonnée) ;
la contribution au Fnal au taux de 0,10 % (pour les entreprises de moins de 50 salariés) ;
la contribution d’assurance chômage (dans la limite de 4 plafonds) ;
la contribution CSG-CRDS (abattement de 1,75 % sur l’assiette de la CSG-CRDS dans la limite de 4 plafonds).
Le plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) est le plafond de référence, dont le montant est déterminé pour chaque année civile par arrêté ministériel.
Lorsque votre salarié n’est pas mensualisé, (c’est-à-dire que le paiement mensuel du salaire est indépendant du nombre de jours dans le mois et du nombre de jours travaillés), la valeur du plafond est ajustée en fonction de la périodicité de paie.
Par ailleurs, la valeur du plafond peut être ajustée pour tenir compte de la situation du salarié :
entrées/sorties en cours de mois ;
temps partiel ;
absences non rémunérées ;
salariés à employeurs multiples ;
rémunérations spécifiques : il s’agit notamment, des rémunérations à la pige, des rémunérations à la pièce, et du recours à l’activité partielle.
Enfin, le plafond fait l’objet d’une régularisation progressive chaque mois.
Période incomplète : entrée - sortie en cours de mois
Votre salarié est embauché ou son contrat de travail prend fin en cours de mois, vous devez appliquer un plafond réduit pour tenir compte de sa durée de présence dans l’entreprise.
Le plafond est réduit à due proportion du nombre de jours de la période pendant laquelle le salarié est employé, selon la formule suivante : Valeur mensuelle du plafond × (nombre de jours de la période d'emploi ÷ nombre de jours calendaires du mois).
Les jours calendaires englobent les samedis, dimanches, ainsi que les jours fériés.
Exemple
Votre salarié est embauché à compter du 10 mai, le plafond à retenir pour ce mois est égal au plafond mensuel × (22 ÷ 31).
Salarié à temps partiel
Vous pouvez réduire le plafond pour le calcul des cotisations et contributions de Sécurité sociale dues au titre des salariés à temps partiel au sens du droit du travail.
Si vous choisissez avec votre salarié de ne pas réduire le plafond, ce dernier cotisera comme un employé à temps plein.
Les salariés suivants sont exclus du dispositif de réduction de plafond :
ceux dont l’assiette ou le montant des cotisations sont déterminés forfaitairement ;
ceux cotisant sur la base de taux réduits ou de taux spécifiques (artistes du spectacle, journalistes, mannequins…) ;
les intérimaires des entreprises de travail temporaire ;
les travailleurs à domicile.
Le plafond est réduit proportionnellement à la durée de travail inscrite au contrat de travail au titre de la période au cours de laquelle le salarié est présent dans l’entreprise, majorée le cas échéant du nombre d’heures complémentaires, rapportée à la durée légale du travail, (ou conventionnelle si elle est inférieure).
La formule suivante est appliquée : Valeur mensuelle du plafond × ((durée contractuelle + heures complémentaires) ÷ durée légale (1) du travail) (1) Si la durée conventionnelle est inférieure à la durée légale de travail, celle-ci est retenue dans la formule.
Vous appliquez également cette formule pour la réduction du plafond pour vos salariés placés en temps partiel thérapeutique.
Votre salarié à temps partiel peut sous réserve de votre accord, demander que ses cotisations d’assurance vieillesse soient calculées sur la base de son salaire équivalent temps plein pour neutraliser les effets de l’exercice d’une activité à temps partiel sur le montant futur de sa retraite.
Vous déclarez le supplément d’assiette vieillesse avec le code type de personnel 288.
Les absences ne donnant pas lieu à rémunération réduisent le plafond à due proportion de cette période d’absence, selon la formule suivante : Valeur mensuelle du plafond × (nombre de jours rémunérés de la période d'emploi ÷ nombre de jours calendaires du mois)
Le nombre de jours rémunérés de la période d’emploi correspond au nombre de jours calendaires moins les jours d’absence ne donnant pas lieu à maintien de la rémunération.
Seules les journées d’absence totale sont retenues pour réduire le plafond. Une absence d’une ou plusieurs demi-journées, ou d’une ou plusieurs heures, ne réduit pas le plafond.
Les salariés non mensualisés sont payés au moins 2 fois par mois à 16 jours maximum d'intervalle.
Pour ces salariés, le plafond est ajusté en application de la formule suivante : valeur mensuelle du plafond × (nombre de jours de la période de paie ÷ nombre de jours calendaires du mois)
Votre salarié travaille régulièrement et simultanément pour plusieurs employeurs.
Le plafond est réduit par chaque employeur au prorata de la rémunération versée par rapport à la rémunération totale (tous employeurs confondus).
Votre salarié est tenu de faire connaître à chaque employeur le total des rémunérations reçues.
Vous calculez alors le plafond selon la formule suivante : Valeur mensuelle du plafond × salaire versé par l’employeur concerné ÷ totalité des salaires versés par l’ensemble des employeurs
Si votre salarié n’a pas fait connaitre le montant total de ses rémunérations, vous calculez le plafond applicable comme si votre salarié occupait un emploi à temps partiel, selon la formule suivante : Valeur mensuelle du plafond × ((durée contractuelle + heures complémentaires) ÷ durée légale (1) du travail) (1) Si la durée conventionnelle est inférieure à la durée légale de travail, celle-ci est retenue dans la formule.
Les cotisations dues dans la limite du plafond sont régularisées
chaque mois ;
de manière progressive :
en comparant la somme des bases de calcul des cotisations et la somme des plafonds applicables sur les mois écoulés depuis le début de l'année. La différence éventuellement constatée fait l’objet d’un versement complémentaire.
En pratique, vous comparez à chaque échéance de paie la somme des rémunérations dues depuis le début de l’année, (ou la date de l'embauche si elle est postérieure), et la somme des plafonds applicables au titre de l’ensemble de cette période d’emploi :
si la somme des rémunérations est inférieure à la somme des plafonds, l'assiette plafonnée à retenir pour une échéance de paie donnée est égale à la somme des rémunérations, diminuée du montant des assiettes plafonnées appliquées sur chaque échéance de paie précédente ;
si la somme des rémunérations est supérieure à la somme des plafonds, l'assiette plafonnée à retenir pour une échéance de paie donnée est égale à la somme des plafonds, diminuée du montant des assiettes plafonnées appliquées sur chaque échéance de paie précédente.
Pour aller plus loin
Certains salariés ne sont pas éligibles à la réduction du plafond et au mécanisme de régularisation.
C'est la période d'emploi qui détermine le taux des cotisations et le plafond applicables. Ainsi, les règles d’assiette, d’exonération, de taux et de plafonnement applicables pour le calcul des cotisations sociales sont celles en vigueur au cours de la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues.
Pour les rappels de rémunération ordonnés par décision de justice, que le contrat de travail soit en cours ou non, vous appliquez les règles d’assiette, d’exonération, de taux et de plafonnement en vigueur lors des périodes de travail donnant lieu aux rappels ordonnés par décision de justice.
Pour les sommes versées après le départ du salarié (hors décision de justice), il est fait application des règles d’assiette, d’exonération, de taux et de plafonnement applicables lors de la dernière période de travail de celui-ci.
S’agissant des sommes versées pendant une suspension du contrat de travail sans maintien de rémunération, vous appliquez la législation en vigueur lors de la dernière période d’emploi avant la suspension du contrat de travail.
Pour aller plus loin
Des règles spécifiques de rattachement peuvent s’appliquer dans certaines situations particulières :
Retrouvez plus en détails les règles de détermination du fait générateur dans ces situations, avec des exemples, sur le Bulletin officiel de la Sécurité sociale.
Guide Urssaf : comment déclarer et régulariser les cotisations
