Mettre en place une prévoyance complémentaire

Les conditions à respecter

Les prestations concernées

Le contrat de prévoyance collective permet de compléter les prestations versées par le régime obligatoire de la Sécurité sociale.

Pour pouvoir être exonérées de cotisations sociales, les prestations que vous financez dans le cadre du contrat de prévoyance doivent être en lien avec le régime de base de la Sécurité sociale et couvrir la maladie, la maternité, l’invalidité-dépendance, le décès, l’accident du travail ou la maladie professionnelle.

Certaines prestations sont considérées comme complémentaires sans pour autant être similaires à celles offertes par le régime général de la Sécurité sociale. Par exemple : l’allocation versée à l’occasion d’une naissance peut être considérée comme une prestation de prévoyance complémentaire car elle peut être rattachée au risque maternité.

L'organisme prestataire 

Pour pouvoir bénéficier des exonérations, vous devez souscrire un contrat de prévoyance complémentaire auprès d’un organisme habilité : institutions de prévoyance, mutuelles, entreprises d'assurances relevant du code des assurances.

Le régime géré en interne au sein de l’entreprise n’est pas éligible aux exonérations de charges sociales.

Le principe de non-substitution à d'autres éléments de rémunération

Les contributions patronales versées à un régime de prévoyance complémentaire ne peuvent pas remplacer un élément de rémunération.

Lorsque vous supprimez un élément de rémunération (par exemple une prime), vous devez respecter un délai de 12 mois entre le dernier versement de rémunération supprimé et le premier versement de votre contribution au régime de prévoyance complémentaire. Si ce délai n’est pas respecté votre contribution au régime de prévoyance complémentaire sera soumise à cotisations dès le 1er euro.

Si vous décidez de rétablir, pour l’avenir, tout ou partie de l’élément de rémunération supprimé, votre contribution patronale au régime de prévoyance complémentaire est à nouveau exonérée dans la limite des seuils applicables.

Les modalités de mise en place du régime

Les accords

Le régime de prévoyance complémentaire peut être mis en place selon l’une des trois procédures suivantes :

• par convention ou accord collectif ;
• par la ratification à la majorité du personnel d’un projet d’accord que vous proposez (référendum) ;
• par décision unilatérale : dans ce cas, vous devez remettre à chacun de vos salariés une copie de l’écrit formalisant la décision unilatérale.

L’acte prévoyant le régime doit contenir toutes les mentions obligatoires prévues par le code de la Sécurité sociale.

En cas de contrôle, vous devez être en mesure de fournir les justificatifs permettant de vérifier la procédure de mise en place du régime de prévoyance complémentaire et les éléments descriptifs complémentaires du système de garantie (par exemple le contrat d’assurance).
A défaut, votre contribution ne pourra pas bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

Le caractère collectif du régime

Le régime est dit collectif lorsque les garanties couvrent :

• l’ensemble des salariés ;
• ou une ou plusieurs catégories objectives d’entre eux. La catégorie doit permettre de couvrir tous les salariés qui sont dans une situation professionnelle identique au regard des garanties concernées.

Le caractère collectif s’applique sur l’ensemble des actes juridiques (accord, décision unilatérale etc.) et s’apprécie au niveau de l’établissement ou de l’entreprise.

Les catégories objectives sont constituées selon cinq critères définis par la loi. Vous pouvez, en tant qu’employeur, utiliser un ou plusieurs critères pour définir une catégorie objective.

Les modalités d'utilisation des critères prévus pour constituer des catégories objectives dépendent de la nature des garanties mises en place.

La contribution patronale doit être fixée à un taux ou à un montant uniforme pour l’ensemble de vos salariés ou pour tous ceux d’une même catégorie objective.
Par exception, il est possible que la contribution patronale soit différente, par exemple en cas de modulation en fonction de la composition de la famille.

Le caractère obligatoire du régime.

La couverture de vos salariés et leurs ayants droits

Le régime doit prévoir une adhésion obligatoire des salariés pour pouvoir bénéficier de l’exclusion de l’assiette de cotisations.

Les salariés ayant quitté l’entreprise restent couverts à titre gratuit dans la limite de la durée du dernier contrat de travail sans pouvoir excéder 12 mois.

Le contrat peut prévoir une couverture facultative ou obligatoire des ayants droits du salarié. Si l’adhésion est obligatoire, la totalité de votre contribution est exonérée de cotisations sociales.

Dans ce cas, vous devez obligatoirement prendre en charge au minimum 50% de la cotisation dite « famille ».

Les cas de dispenses

Des cas de dispenses d’affiliation, compatibles avec ce caractère obligatoire, sont possibles sous certaines conditions.

La suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail de votre salarié est suspendu, si vous versez au salarié un revenu d’activité ou de remplacement, le caractère collectif est respecté et vous pourrez bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

Vous devez continuer à verser la contribution patronale pendant la période de maintien dans le régime de protection sociale complémentaire du salarié absent pour continuer à bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

Lorsque le contrat est suspendu sans maintien de salaire, chaque régime est libre d’organiser le maintien ou non des salariés non indemnisés et le maintien éventuel de votre contribution.

Il est également possible d’opter pour une répartition du financement plus favorable pour votre salarié dont le contrat de travail est suspendu, sans remise en cause du caractère collectif.

Les salariés placés en activité partielle doivent continuer à bénéficier de leur protection sociale complémentaire.

Votre participation ou celle du comité social et économique (CSE)

Votre participation en tant qu’employeur

Votre contribution au financement des prestations de prévoyance complémentaire peut être exonérée de cotisations sociales lorsqu’elle concerne vos salariés, vos anciens salariés ainsi que leurs ayants droit (par exemple le conjoint).

Si elles remplissent les conditions d’exonération requises, elles sont exclues de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale, dans une limite égale à :

• 6 % du plafond de la Sécurité sociale ;
• et de 1,5 % de la rémunération brute soumise aux cotisations de Sécurité sociale. A ce montant, vous ajoutez :
  • 1,5 % du montant de votre indemnisation versée pendant la période de suspension du contrat de travail ;
  • ou 1,5 % de la rémunération reconstituée.

Le total des contributions exonérées ne peut pas excéder 12 % du montant du plafond de la Sécurité sociale.

En revanche, elle est soumise à la CSG – CRDS.

Le forfait social est dû au taux de 8% si votre entreprise compte 11 salariés ou plus.

La prise en charge par le CSE

Votre CSE peut prendre en charge la cotisation salariale à un régime collectif de protection sociale complémentaire. Cette prise en charge est soumise à cotisations sociales.

Elle peut être exonérée de cotisations sociales lorsqu’elle bénéficie à l'ensemble de vos salariés, (ou à l'ensemble des salariés d'une catégorie) : dans ce cas, elle est assimilée à une contribution de l'employeur.

L’ensemble des salariés doit bénéficier du même taux ou montant de participation.

Cette participation peut cependant être adaptée en fonction de la situation familiale.

Textes de référence

• Article L242-1 du code de la Sécurité sociale
• Articles L911-1 et L911-2 du code de la Sécurité sociale
• Article D242-1 du code de la Sécurité sociale