Afin de vous aider dans la déclaration des effectifs en DSN, retrouvez les principales questions concernant certains cas particuliers et les consignes de déclarations.

Ce document est régulièrement mis à jour.

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Quel est l'impact du chômage partiel sur le calcul des Effectifs ?

Le chômage partiel n'a pas d'impact sur le calcul des effectifs car considéré comme une suspension de contrat.

Comment sont calculés les Effectifs par l'Urssaf ?

Les effectifs sont calculés par l'Urssaf selon les règles de gestion présentes sur le site urssaf.fr en conformité avec l'article R130-1 du code de la Sécurité sociale

Quand seront mis à disposition les Effectifs ?

Pour l’année 2021, les effectifs et les effectifs d'assujettissement à l'OETH seront mis à disposition, fin mars 2021.

Modalités déclaratives

Comment déclarer un stagiaire ?

Les stagiaires (rémunérés ou non) devront déclarés en renseignant la rubrique « Nature du contrat – 40.007 » avec la nature « 29 - Convention de stage (hors formation professionnelle) » et une rémunération à zéro.

RDG 2.2.2

Comment déclarer une personne bénéficiant d’une PMSMP en 2020 ?

Les personnes bénéficiant d’une période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP) devront être déclarées en renseignant la rubrique « Nature du contrat – 40.007 » avec la nature « 29 - Convention de stage (hors formation professionnelle) » et une rémunération à zéro.

Une modification du cahier technique est prévue en 2021 pour prendre en compte ces situations.

RDG 2.2.2

Comment déclarer une personne bénéficiant d’une PMSMP à partir de 2021 ?

Elles devront être déclarées en renseignant la rubrique « Nature du contrat – 40.008 » avec la nature « 93 – Période de mise en situation en milieu professionnel ».

RDG 2.2.2

Comment déclarer un cadre au forfait jour ?

Pour un cadre au forfait jour, l’unité de mesure de la quotité de travail est valorisée à « 20 - forfait jour » dans le bloc « 40.011 » en DSN. Dans ce cas, le prorata établi au niveau du contrat est de 1.

RDG 4.1

Comment déclarer un cadre au forfait heure ?

Pour un cadre au forfait heure, l’unité de mesure de la quotité de travail est valorisée dans la rubrique « 21 - forfait heure » du bloc « Unité de mesure de la quotité de travail » .40.011) en DSN.

Dans ce cas de figure :

  • soit le salarié est à temps plein, auquel cas le prorata établi au niveau du contrat est de 1 (modalité 10 du bloc S21.G00.40.040) ;
  • soit le salarié n’est pas à temps plein, auquel cas le prorata est établi comme le résultat du calcul : Quotité de travail portée par le contrat (S21.G00.40.013) / Quotité de référence de l'entreprise (S21.G00.40.012).

Les quotités portées par le contrat ne peuvent pas être renseignées à 0. Si le calcul donne un résultat supérieur à 1, alors le résultat est borné à 1.

RDG 4.3

Comment déclarer un salarié ayant plusieurs contrats en heure pour le même mois ?

Pour chaque contrat, l’unité de mesure de la quotité de travail doit être valorisée à « 10 - heure » dans le bloc « 40.011 » en DSN.

Le prorata est établi comme le résultat du calcul : Quotité de travail portée par le contrat (40.013) / Quotité de référence de l'entreprise (40.012). Si le calcul donne un résultat supérieur à 1, le prorata est plafonné à 1.

Pour le salarié, la valorisation de son temps de travail dans l’effectif moyen mensuel est la somme des proratas de tous ses contrats au sein de l’établissement. Si cette somme est supérieure à 1, la valorisation du salarié est plafonnée à 1 pour le mois concerné.

RDG 4.3.1

Comment déclarer le contrat d’apprentissage ?

Le contrat d’apprentissage est exclu des valorisations retenues dans le calcul d’effectif fait au niveau du contrat.

Pour précision, la rubrique concernée en DSN pour ce type de contrat est le dispositif de politique publique et conventionnel (40.008).

Aussi, les champs suivants peuvent être valorisés dans cette rubrique pour que le contrat soit de type apprentissage :

  • 64 - Contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de moins de 11 salariés (loi du 3 janvier 1979) ;
  • 65 - Contrat d’apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d’au moins 11 salariés (loi de 1987) ;
  • 81 - Contrat d'apprentissage secteur public (loi de 1992).

En cas de reconnaissance de travailleur handicapé d’un apprenti, le contrat d’apprentissage est valorisé dans le calcul d’effectif de travailleurs handicapés.

RDG 2.1.1

Valorisation

Comment valoriser un salarié à temps partiel ?

Le contrat d'un salarié à temps partiel doit faire l'objet d'une déclaration dans la rubrique 40.014 par la valeur « 20 - Temps partiel ».

Le salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail, soit en divisant la somme totale des horaires inscrits dans son contrat de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail si elle est inférieure à la durée légale.
La quotité de travail du salarié est à déclarer à la rubrique « Quotité de travail du contrat » (40.013).
La quotité de travail de référence de l'entreprise pour la catégorie de salarié (40.012) doit être renseignée pour permettre le calcul du prorata.

Illustration : Un salarié travaillant à mi-temps et présent tout le mois comptera pour 0.5 dans l'EMM du mois concerné.

RDG 5.3

 

Comment valoriser un salarié remplaçant un autre salarié absent ?

Le contrat du salarié en remplacement doit être déclaré en DSN, en valorisant la rubrique « Motifs de recours » (S21.G00.40.021).

Les valeurs possibles sont les suivantes :

  • 01 - Remplacement d'un salarié ;
  • 07 - Remplacement d'un chef d'entreprise ;
  • 08 - Remplacement du chef d'une exploitation agricole ;
  • 12 - Remplacement d’un salarié passé provisoirement à temps partiel.

Lorsqu'une de ses valeurs a été mobilisée le contrat de travail n'est pas valorisé, c'est le contrat du salarié absent qui reste valorisé dans l'EMA.

En cas de reconnaissance de travailleur handicapé du salarié recruté en remplacement d'un salarié absent, son contrat est valorisé dans le calcul d’effectif de travailleurs handicapés.

RDG 2.2

Comment comptabiliser un salarié dont le contrat est suspendu ?

Quel que soit la nature de l'absence d'un salarié (arrêt maladie, congé sabbatique ou encore en chômage partiel) son contrat est valorisé dans l'effectif en fonction de sa quotité de travail théorique.
Le contrat de l'individu même suspendu doit être déclaré dans la DSN.

Point de vigilance : le remplaçant d'un salarié absent de compte pas dans l'effectif, sauf pour l'EMM BOETH.

Comment comptabiliser un salarié à mi-temps thérapeutique ?

Un salarié à temps partiel thérapeutique est valorisé au prorata de sa durée de travail, sous réserve que le temps partiel thérapeutique ainsi que les horaires du salarié concerné soit formalisés par un écrit.

Rien ne permet d’appliquer sur ce point des règles différentes à l’effectif OETH et à l’effectif BOETH aussi, pour un BOETH qui travaillait à temps plein, puis qui reprendrait son activité en temps partiel thérapeutique suite à un arrêt, la proratisation applicable au temps partiel peut être effectuée.

Comment est valorisé le contrat d'un salarié pris en compte dans les effectifs ?

Le poids du contrat du salarié est égal au prorata calculé pour le contrat multiplié par la durée de valorisation dans le MPD, le tout divisé par le nombre de jours du MPD.

Quelle est la valorisation d'un salarié ayant quitté l'entreprise ?

Le salarié est valorisé pendant toute la période de validité du contrat, cette période correspond aux dates de début et de fin de contrat du salarié.

Aussi, un salarié ayant quitté l'entreprise et n'ayant plus un contrat actif sur le MPD n'est pas valorisé dans le calcul de l'effectif de l'entreprise.

La même règle est applicable concernant le statut BOETH pour lequel on prend en compte les dates de validité de la reconnaissance du travailleur handicapé, bornée par les dates de début et de fin du contrat de travail.

Quelle est la valorisation d'un salarié dans le cadre du transfert au sein d'un même groupe ?

Le poids du contrat du salarié est valorisé dans l'EMM de l'établissement d'origine jusqu'à la date du transfert, puis dans l'EMM l'établissement d'accueil à compter de la date du transfert.

La même règle est applicable concernant le statut BOETH pour lequel on prend en compte les dates de validité de la reconnaissance du travailleur handicapé, bornée par les dates de début et de fin du contrat de travail.

Travailleur handicapé

Quelle est la valorisation d’un salarié BOETH déclaré au milieu de mois ?

Le poids du contrat du salarié est égal au prorata calculé pour le contrat x durée de valorisation dans le MPD (RDG3.1) / nb de jours du MPD. Ce prorata est rapporté à la période couverte par le statut BOETH.

Illustration : un salarié (de moins de 50 ans) présent tout le mois de janvier bénéficiant d’un statut BOETH à compter du 16 janvier, comptera pour 0,516129 dans l'EMM BOETH.

La période couverte par le statut BOETH correspond à la période du 16 au 31 janvier, soit 16 jours. Aussi, la règle de calcul est de 16/31 soit 0,516129.

RDG 8

Comment déclarer un salarié BOETH ayant quitté l’entreprise ?

Le poids du contrat du salarié est égal au prorata calculé pour le contrat x durée de valorisation dans le MPD (RDG3.1) / nb de jours du MPD. Cette période correspond aux dates de début et fin de contrat du salarié.

La même règle est applicable concernant le statut BOETH pour lequel on prend en compte les dates de validité de la reconnaissance du travailleur handicapé, bornée par les dates de début et de fin du contrat de travail.

RDG 1.1.1

Comment déclarer le statut BOETH dans le cadre du transfert d'un salarié au sein d'un même groupe ?

Le poids du contrat du salarié est égal au prorata calculé pour le contrat x durée de valorisation dans le MPD (RDG3.1) / nb de jours du MPD. Cette période correspond aux dates de début et fin de contrat du salarié.

La même règle est applicable concernant le statut BOETH pour lequel on prend en compte les dates de validité de la reconnaissance du travailleur handicapé, bornée par les dates de début et de fin du contrat de travail.

Le poids du contrat du salarié est valorisé dans l'EMM de l'établissement d'origine jusqu'à la date du transfert, puis dans l'EMM l'établissement d'accueil à compter de la date du transfert.

RDG 1.1.1