Modalités de dématérialisation des pièces justificatives mises à disposition lors d’un contrôle

08/07/2019

Les entreprises peuvent désormais mettre à disposition de manière dématérialisée les documents et pièces justificatives dans un cadre défini et harmonisé avec la législation fiscale.

Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique.

Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues par livre des procédures fiscales.

Exemple :
Le remboursement au réel des frais professionnels engagés par le salarié effectué par l’employeur sur présentation de justificatifs et dans la limite des frais réellement engagés est exclu de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que le salarié est contraint d’engager lesdits frais et produit les justificatifs.
En cas de contrôle, les justificatifs de frais établis à l’origine sous format papier numérisés et conservés sur support informatique dans les conditions explicitées ci-dessus peuvent être produits pour justifier l’exonération appliquée.

Cette simplification entre en vigueur au 1er juillet 2019.

Bon à savoir

Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

 

Textes de référence :
Arrêté du 23 mai 2019
Article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales