Vous venez de recevoir un courrier vous informant d’un contrôle Urssaf dans votre entreprise, pas de panique : retrouvez nos conseils pour bien préparer ce contrôle, connaître les différentes étapes, vos droits et toutes les informations nécessaires pour payer les sommes ou pour contester la décision de l’Urssaf.
Les cotisations et contributions sociales collectées par l’Urssaf puis redistribuées, visent à garantir le financement de notre protection sociale : retraites, remboursements maladie et frais d’hospitalisation, accidents du travail, allocations liées à la famille ou au chômage…
Employeurs, vous déclarez chaque mois à l’Urssaf les cotisations et contributions dues sur les rémunérations versées. Travailleurs indépendants, vous déclarez également vos revenus chaque année pour le calcul de vos cotisations personnelles.
Ce système déclaratif repose sur la confiance.
Bon à savoir
Vous pouvez être contrôlé si vous êtes :
employeur, personne morale ou physique, privée ou publique ;
particulier-employeur ;
travailleur indépendant ;
une personne versant des cotisations ou contributions auprès des organismes chargés du recouvrement des cotisations et contributions du régime général ;
redevable de contributions spécifiques recouvrées ou contrôlées par l’Urssaf.
Sous certaines conditions, vous pouvez également, faire l’objet d’un contrôle même si vous n’êtes pas inscrit en qualité d’employeur auprès de ces organismes.
Les contrôles permettent ainsi de vérifier l’exactitude des déclarations que vous effectuez.
Les contrôles de l’Urssaf font donc partie de la vie de toute entreprise.
Ils permettent de :
Vérifier la bonne compréhension et l’application de la règlementation par les entreprises ;
rétablir si besoin le montant des cotisations afin de garantir le respect des droits sociaux ;
garantir une saine concurrence entre les acteurs économiques.
Ils constituent également un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l’application des textes.
A quoi servent les contrôles Urssaf ?
A quoi servent les contrôles Urssaf ?
Audiodescription :
Les informations principales du discours, sur le sujet "À quoi servent les contrôles Urssaf", sont résumées à l'écran dans une animation minimaliste à tons bleus rappelant le logo Urssaf. On y voit des personnages échanger : une conseillère Urssaf et un homme venant chercher conseil.
Narration :
Les cotisations et contributions sociales collectées par l'Urssaf, puis redistribuées, visent à garantir le financement de la protection sociale, retraite, remboursement maladie et frais d'hospitalisation, accidents du travail, allocations liées à la famille ou au chômage.
Chaque mois, les entreprises déclarent leurs cotisations dues sur les salaires versés et ce sont ces informations transmises qui peuvent faire l'objet d'un contrôle. Les contrôles effectués par l'Urssaf font partie de la vie de toute entreprise. Ils permettent de vérifier la bonne compréhension et l'application de la réglementation par les entreprises. Ils constituent également un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l'application des textes.
À travers le contrôle, l'Urssaf garantit le respect des droits des salariés, les droits retraite par exemple, et elle permet aussi de garantir une saine concurrence entre les entreprises. Pour plus d'informations sur le déroulé du contrôle, consultez la charte dédiée.
Comment se prépare un contrôle ?
Un contrôle Urssaf peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise. On parle alors d’un contrôle sur place. Il peut également se dérouler dans les locaux de l’Urssaf pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants, il s’agit alors d’un contrôle sur pièces.
Le contrôle sur place
Un contrôle Urssaf peut se dérouler dans les locaux de votre entreprise. Il s’agit d’un contrôle sur place, le plus souvent un « contrôle comptable d’assiette ».
Vous recevez un avis de contrôle de l’Urssaf au minimum 30 jours avant la date de la visite de l’inspecteur.
Quelques conseils pour préparer votre contrôle :
Dès la réception de l‘avis de contrôle, vérifiez votre disponibilité à la date fixée et le lieu de contrôle. N’hésitez pas à contacter l’inspecteur Urssaf en cas d’indisponibilité ou d’erreur dans l’adresse indiquée ;
vous pouvez demander à votre conseiller juridique ou votre cabinet comptable d’assister au contrôle et de vous aider dans sa préparation ;
l’avis de contrôle précise la liste des documents à préparer et à présenter le jour du contrôle. Pensez à anticiper leur préparation car le contrôle porte sur 3 années civiles et certaines données peuvent être archivées ou classées chez un tiers ;
cette liste est standard et non exhaustive. Certains documents peuvent ne pas s’appliquer à votre situation. N’hésitez pas à contacter l’inspecteur Urssaf par mail si besoin ;
le contrôle est également l’occasion de dialoguer avec l’inspecteur. Listez vos questions à poser pendant sa visite.
Vous pouvez contacter l’inspecteur pour toute question et pour lui apporter toute précision organisationnelle (coordonnées de l’interlocuteur pour le contrôle, procédure de sécurité, parking, digicode...) : ses coordonnées se trouvent sur l’avis de contrôle.
Comment préparer un contrôle Urssaf au sein de votre entreprise ?
Comment préparer un contrôle Urssaf au sein de votre entreprise ?
Audiodescription :
Des éléments clés du discours apparaissent sur une animation aux couleurs du logo Urssaf. Un personnage est montré de dos, en train de visiter le site de l'Urssaf sur un ordinateur. Il serre ensuite la main à une personne identifiée comme conseillère juridique.
Narration :
Vous avez reçu un avis de contrôle Urssaf. Ce document est transmis au minimum 30 jours avant la date de la visite de l'inspecteur. Dès la réception de l'avis de contrôle, vérifiez votre disponibilité à la date fixée et la bonne indication sur le lieu de contrôle proposé.
N'hésitez pas à contacter votre inspecteur Urssaf en cas d'indisponibilité ou d'erreur dans l'adresse indiquée. Vous pouvez solliciter votre conseiller juridique ou votre cabinet comptable pour être aidé dans la préparation et être accompagné dans la conduite du contrôle.
L'avis de contrôle précise la liste des documents à préparer et à présenter le jour du contrôle. Pensez à anticiper leur préparation, car le contrôle remonte sur trois années civiles et certaines données peuvent être archivées ou classées chez un tiers. Cette liste est standard et certaines appellations de documents peuvent ne pas s'appliquer à votre situation.
N'hésitez pas à solliciter votre interlocuteur Urssaf par mail afin d'éclaircir la demande si besoin. La venue de l'Urssaf dans vos locaux est également l'occasion de dialoguer avec l'inspecteur. Listez vos questions afin de pouvoir les évoquer avec lui lors de sa visite. Un contrôle bien préparé vous permettra de l'aborder plus sereinement et à l'inspecteur de limiter la durée de son intervention.
Pour plus d'informations sur le déroulé du contrôle, consultez la charte dédiée.
Le contrôle sur pièces
Pour les structures de moins de 11 salariés et les travailleurs indépendants, le contrôle peut être un contrôle sur pièces (aussi appelé « contrôle partiel d’assiette sur pièces »). L’agent chargé du contrôle vous adresse un avis de contrôle au préalable qui mentionne la liste des documents nécessaires à l'exercice du contrôle et précise la date limite de mise à disposition des documents.
Vous disposez d’un délai minimum de 30 jours pour transmettre les documents.
L’agent chargé du contrôle ne se déplace pas dans les locaux de votre entreprise. Le contrôle s’effectue dans les locaux de l’Urssaf.
Comment se déroule un contrôle ?
Le contrôle sur place
Le jour de la visite :
Le contrôle commence généralement par un échange avec l’inspecteur pour expliquer la démarche et les étapes du contrôle. C’est pour vous l’occasion de présenter votre entreprise et son fonctionnement.
Pendant la vérification :
L’inspecteur vérifie les déclarations transmises à l’Urssaf en s’appuyant sur les documents demandés pour le contrôle.
À titre d'exemple, sont susceptibles de vous être demandés les documents suivants :
sociaux : dossiers du personnel, contrats de travail, tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie intégrés dans la déclaration sociale nominative…
comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables…
fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition…
juridiques : statuts des sociétés, procès-verbaux d’assemblée générale, transactions, jugements de conseils de prud'hommes…
factures des sous-traitants et honoraires, ou factures émises par un travailleur indépendant justifiant de son chiffre d'affaires ou de ses recettes, justificatifs de frais professionnels (notes de restaurant, certificat d'immatriculation des véhicules, …).
Il peut vous demander des pièces complémentaires si nécessaire.
Utilisation des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation
Ces méthodes permettent de vérifier un point de législation en allégeant les contraintes liées à la fourniture de nombreuses pièces justificatives. Vous pouvez vous y opposer en informant l’inspecteur par écrit.
L'échantillonnage, c’est extraire une population de salariés représentative de l'ensemble des salariés. Les conclusions établies à partir de cet échantillon sont ensuite extrapolées à l'ensemble de la population source.
La mise en œuvre des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation suit un « protocole » composé de quatre phases :
la constitution d'une base de sondage,
le tirage aléatoire d'un échantillon,
la vérification exhaustive de l'échantillon au regard du point de législation vérifié
l'extrapolation à la population ayant servi de base à l'échantillon.
Vous pouvez présenter à l’inspecteur vos observations tout au long de la mise en œuvre de ces méthodes. Ces échanges peuvent être oraux. Si vous exprimez un désaccord par écrit, l’inspecteur vous répond par écrit aux observations faites.
Pour en savoir plus sur la méthode de vérification par échantillonnage et extrapolation consultez les documents suivants :
L'inspecteur propose un entretien de restitution (ou « entretien de fin des investigations ») pour présenter ses constats et les suites éventuelles du contrôle. Vous pouvez profiter de cet échange pour discuter des difficultés rencontrées dans l’application des textes ou lors de l'établissement des déclarations.
La lettre d’observations :
À la suite de cet entretien de restitution, l'inspecteur rédige une lettre d'observations présentant les constats effectués et rappelant si besoin la législation applicable.
Si la méthode de vérification par échantillonnage et extrapolation est mise en place, la lettre d’observations indiquera aussi l'ensemble du processus suivi (critères retenus, éventuelles atypies, résultats obtenus pour chacun des échantillons, méthode d’extrapolation appliquée…).
Le contrôle peut aboutir :
au constat d’une bonne application de la législation (en l’absence de réponse de votre part, la lettre d’observations constituera le dernier échange entre l’inspecteur et vous au sujet du contrôle) ;
à des observations pour l’avenir (observations sans régularisation) ;
à des régularisations de cotisations et/ou de contributions en votre faveur ou en faveur de l’Urssaf.
Une période contradictoire s’ouvre quand vous avez reçu la lettre d’observations. Elle vous permet de manifester votre éventuel désaccord et d’apporter des éléments complémentaires par tout moyen (courrier, mail).
La durée de cette période contradictoire est de 30 jours. Vous avez la possibilité de demander 30 jours supplémentaires pour collecter les éléments nécessaires à votre réponse. L'inspecteur doit y répondre.
au constat d’une bonne application de la législation (en l’absence de réponse de votre part, la lettre d’observations constituera le dernier échange entre l’inspecteur et vous au sujet du contrôle) ;
à des observations pour l’avenir (observations sans régularisation) ;
à des régularisations de cotisations et/ou de contributions en votre faveur ou en faveur de l’Urssaf.
À la fin de la période contradictoire :
À la fin de la période contradictoire, vous recevrez de la part de l’Urssaf :
en cas d’observations pour l’avenir : une confirmation d’observations ;
en cas de sommes à payer à l’Urssaf : une mise en demeure qui précise le montant des sommes dues ;
en cas de solde créditeur (en votre faveur), une notification de crédit qui précise le montant des sommes à rembourser par l’Urssaf.
Aucune majoration (de redressement ou de retard initiale) n'est appliquée dès lors que vous avez agi sans intention de fraude, sauf si le redressement est d’un montant élevé, c’est-à-dire supérieur au plafond de la Sécurité sociale.
En revanche, l’absence de pénalité ne signifie pas absence de redressement. Un redressement n’est pas une sanction. Il permet simplement de rétablir le montant des cotisations qui auraient dû être versées.
Les 5 étapes d'un contrôle Urssaf au sein de l'entreprise
Les 5 étapes d'un contrôle Urssaf au sein de l'entreprise
Audiodescription :
Les informations principales du discours sont résumées à l'écran dans une animation colorée minimaliste. Deux personnages discutent, une inspectrice et un chef d'entreprise.
Narration :
Un contrôle Urssaf dans votre entreprise, aussi appelé contrôle sur place, se déroule de manière standard en cinq étapes. Le jour de la visite, le contrôle débute par un échange avec l’inspecteur qui a pour objectif d’expliquer la démarche et les étapes du contrôle. C’est également l’occasion de présenter votre entreprise et son fonctionnement. Les documents demandés pour le contrôle permettent à l’inspecteur de mieux connaître la réalité de votre entreprise, et de s’assurer de leur cohérence, avec les déclarations transmises à l’Urssaf.
À la suite de votre échange avec l’inspecteur, celui-ci vérifie les déclarations établies. À cette occasion, des pièces complémentaires peuvent vous être demandées.
À la fin des vérifications, l’inspecteur propose un entretien de restitution afin de présenter ses constats et les suites éventuelles du contrôle. Cet échange permet également de discuter des difficultés rencontrées dans l’application des textes, ou lors de l’établissement des déclarations.
À la suite de cet entretien de restitution, l’inspecteur rédige une lettre d’observation présentant les constats effectués, et rappelant si besoin la législation applicable. Le contrôle peut aboutir au constat d’une bonne application de la législation, dans ce cas, et en l’absence de réponse de votre part, la lettre d’observation constituera le dernier échange entre l’inspecteur et vous au sujet du contrôle, à des observations pour l’avenir, observations sans régularisation, à des régularisations de cotisations en votre faveur ou en faveur de l’Urssaf.
En cas de désaccord, vous avez 30 jours pour apporter des éléments complémentaires auxquels l’inspecteur est tenu de répondre. Vous avez la possibilité de demander à bénéficier de 30 jours supplémentaires, pour collecter les éléments nécessaires à votre réponse. À la fin du délai réglementaire, le contrôle se conclut par la décision de l’Urssaf, qui précise les éventuelles observations auxquelles vous devrez vous conformer à l’avenir, l’éventuelle régularisation débitrice ou créditrice.
Les contrôles réalisés par l’Urssaf ont pour vocation de corriger des erreurs et non de sanctionner votre entreprise. En effet, si vos déclarations erronées ont été faites de bonne foi, vous bénéficierez du droit à l’erreur et ne ferez dans ce cas l’objet d’aucune sanction, sauf si le redressement est d’un montant élevé. Vous vous acquitterez simplement des cotisations que vous auriez dû payer.
Pour plus information sur le déroulé du contrôle, consultez la charte dédiée.
Le contrôle sur pièces
Le jour du contrôle :
Le contrôle s'effectue sur la base des documents transmis. Il peut s’agir à titre d'exemple, des documents :
sociaux : tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie intégrés dans la déclaration sociale nominative, contrats de travail ;
comptables : bilans, extraits des grands livres comptables, balances comptables ;
fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition ;
juridiques : statuts des sociétés, procès-verbaux d’assemblées générales, jugements de conseils de prud'hommes.
Des documents et/ou informations complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent vous être demandés par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques.
À la fin de la vérification :
À l’issue de ses investigations, l’agent chargé du contrôle vous propose un entretien téléphonique en cas de redressement et/ou d’observations afin de vous présenter le résultat de ses analyses et les suites éventuelles.
La lettre d’observations :
L’agent chargé du contrôle vous transmet une lettre d’observations. Elle présente les constats effectués et rappelant si besoin la législation applicable.
Une période contradictoire s’ouvre quand vous avez reçu la lettre d’observations. Elle vous permet de manifester votre éventuel désaccord et d’apporter des éléments complémentaires par tout moyen (courrier, mail).
La durée de cette période contradictoire est de 30 jours. Vous avez la possibilité de demander 30 jours supplémentaires pour collecter les éléments nécessaires à votre réponse. L'agent chargé du contrôle doit y répondre.
À la fin de la période contradictoire :
À la fin de la période contradictoire, vous recevrez de la part de l’Urssaf :
en cas d’observations pour l’avenir : une confirmation d’observations ;
en cas de sommes à payer à l’Urssaf : une mise en demeure qui précise le montant des sommes dues ;
en cas de solde créditeur (en votre faveur), une notification de crédit qui précise le montant des sommes à rembourser par l’Urssaf.
Aucune majoration (de redressement ou de retard initiale) n'est appliquée dès lors que vous avez agi sans intention de fraude, sauf si le redressement est d’un montant élevé, c’est-à-dire supérieur au plafond de la Sécurité sociale.
En revanche, l’absence de pénalité ne signifie pas absence de redressement. Un redressement n’est pas une sanction. Il permet simplement de rétablir le montant des cotisations qui auraient dû être versées.
Bon à savoir
En cas d'absence de transmission des éléments demandés ou lorsque l'examen des pièces nécessite d'autres investigations, vous êtes informé que le contrôle est clôturé et qu’un contrôle sur place est programmé. Un courrier vous sera alors adressé pour vous informer de la date de passage.
Le contrôle, et après ?
Le paiement des cotisations
Votre contrôle a abouti à une régularisation en faveur de l’Urssaf et vous venez de recevoir une mise en demeure, vous devez régler à votre Urssaf les sommes réclamées auxquelles s’ajouteront, selon votre situation, les majorations de retard initiales et complémentaires.
Vous devez payer l’intégralité de la somme indiquée sur la mise en demeure dans les 30 jours qui suivent la réception de la mise en demeure.
Si vous rencontrez des difficultés financières, vous pouvez régler uniquement la part relative aux cotisations salariales et faire une demande de délai pour régler la part des cotisations patronales due.
Des majorations de retard initiales et complémentaires peuvent être appliquées sur les sommes redressées :
- Les majorations de retard initiales au taux de 5% sur les sommes redressées ;
Si le montant de votre redressement est inférieur au plafond annuel de la Sécurité sociale (46 368 € en 2024) les majorations de retard initiales de 5% ne sont pas appliquées.
- Les majorations de retard complémentaires de 0,2% par mois ou fraction de mois écoulé à compter du 1er février de l’année suivant celle du redressement et jusqu’à paiement complet des sommes dues. Si ce paiement intervient dans les 30 jours suivant la mise en demeure, le taux de cette majoration complémentaire est abaissé à 0,1%.
Pour obtenir les coordonnées bancaires de votre Urssaf :
Connectez-vous à votre espace en ligne sur urssaf.fr ;
Accédez à la rubrique « Messagerie » ;
Sélectionnez le motif « Un paiement » > « Connaître les moyens et dates de paiement » > « Obtenir les coordonnées bancaires de mon organisme afin d’effectuer un virement ».
Vous pouvez également régler par chèque à l‘adresse indiquée sur la mise en demeure.
La contestation de la décision
Si vous n’êtes pas d’accord avec :
la confirmation d’observation ;
ou la mise en demeure ;
ou la notification de crédit.
vous pouvez la contester en saisissant la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf ou de la CGSS.
Vous avez deux mois pour la saisir à compter de la notification de la décision.
Cette procédure est gratuite. Vous n’avez pas besoin d’être présent à l’examen de votre dossier devant la commission.
Si vous n’avez pas saisi la CRA dans le délai de 2 mois, la décision prise par l’Urssaf ou la CGSS à la fin du contrôle deviendra définitive.
Vous pouvez aussi contester la décision de la CRA devant le tribunal judiciaire dans les deux mois à compter de sa réception.
Vous trouverez l’essentiel des informations dont vous avez besoin dans la Charte du cotisant contrôlé.
Le paiement des cotisations repose sur un système déclaratif.
Ce système déclaratif repose sur la confiance et implique des contrôles. Ils permettent de :
vérifier la bonne application de la règlementation par les entreprises ;
rétablir si besoin le montant des cotisations pour garantir le respect des droits sociaux ;
garantir une saine concurrence entre les acteurs économiques.
Ils constituent également un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l’application des textes.
Vous ne pouvez pas être disponible à la date fixée sur l’avis de contrôle ; que devez-vous faire ?
Vous devezcontacter votre inspecteur Urssaf en cas d’indisponibilité.
Votre conseiller juridique ou votre cabinet comptable peut-il assister au contrôle ?
Oui, vous pouvez demander à votre conseiller juridique ou votre cabinet comptable d’assister au contrôle et de vous aider dans sa préparation.
Pouvez-vous répondre à votre inspecteur à la suite de la réception de la lettre d’observation ?
Oui, quand vous avez reçu la lettre d’observations une période contradictoire s’ouvre. Elle vous permet de manifester votre éventuel désaccord et d’apporter des éléments complémentaires par tout moyen (courrier, mail).
La durée de cette période contradictoire est de 30 jours. Vous avez la possibilité de demander 30 jours supplémentaires pour collecter les éléments nécessaires à votre réponse. L'inspecteur doit y répondre.
Votre entreprise fait l’objet d’un contrôle qui donne lieu à un rappel de cotisations sociales de 1 000 €. Des majorations de retard seront-elles appliquées ?
Aucune majoration de retard initiale de 5 % ne vous sera appliquée si le montant global redressé sur la lettre d’observations est inférieur au plafond annuel de la Sécurité sociale.
Ces règles ne sont pas applicables si vous êtes en situation d’abus de droit, d’absence de mise en conformité à la suite d’un précédent contrôle, d’obstacle à contrôle ou de travail dissimulé. Dans ce cas, les majorations spécifiques restent applicables.
