Comment se prépare un contrôle ?
Un contrôle Urssaf peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise. On parle alors d’un contrôle sur place ou « contrôle comptable d’assiette ».
Vous recevez un avis de contrôle de l’Urssaf, transmis au minimum 30 jours avant la date de la visite de l’inspecteur :
- dès la réception de l‘avis de contrôle, vérifiez votre disponibilité à la date fixée et la bonne indication sur le lieu de contrôle proposé. N’hésitez pas à contacter votre inspecteur Urssaf en cas d’indisponibilité ou d’erreur dans l’adresse indiquée ;
- vous pouvez solliciter votre conseiller juridique ou votre cabinet comptable pour être aidé dans la préparation et être accompagné dans la conduite du contrôle ;
- l’avis de contrôle précise la liste des documents à préparer et à présenter le jour du contrôle. Pensez à anticiper leur préparation car le contrôle remonte sur 3 années civiles et certaines données peuvent être archivées ou classées chez un tiers ;
- cette liste est standard et non exhaustive et certaines appellations de documents peuvent ne pas s’appliquer à votre situation. N’hésitez pas à solliciter votre interlocuteur Urssaf par mail afin d’éclaircir la demande si besoin ;
- la venue de l’Urssaf dans vos locaux est également l’occasion de dialoguer avec l’inspecteur. Listez vos questions afin de pouvoir les évoquer avec lui lors de sa visite.
Un contrôle bien préparé vous permettra de l’aborder plus sereinement, et de limiter la durée de l’intervention de l’inspecteur.
Vous avez d’autres questions, qu’il s’agisse des documents à préparer, du lieu, de l’organisation ou du déroulement du contrôle ? Quelle que soit la nature de votre interrogation, n’hésitez pas ! Vous pouvez contacter l’inspecteur chargé du contrôle pour lui formuler vos interrogations et lui apporter toute précision de nature organisationnelle (coordonnées de l’interlocuteur privilégié pour le contrôle, procédure de sécurité, parking, digicode...) : ses coordonnées se trouvent dans l’avis de contrôle.
Découvrez notre vidéo : Comment préparer un contrôle Urssaf au sein de votre entreprise ?
Petites structures : des contrôles effectués sur pièces
Pour les structures de moins de 11 salariés et les indépendants, le plus souvent, le contrôle s’effectue sur la base de documents transmis par la structure contrôlée ou par un tiers dument mandaté. On parle alors d’un contrôle sur pièces (aussi appelé « contrôle partiel d’assiette sur pièces »). L’agent chargé du contrôle ne se déplace pas dans les locaux de l’entreprise. Le contrôle s’effectue dans les locaux de l’Urssaf, la présence de l’entreprise ou de son représentant/conseil n’étant pas requise. Ce type de contrôle permet à l’Urssaf de vérifier les déclarations et de conseiller les petites entreprises et les indépendants, dans un cadre souple et adapté à leur activité.
Pour plus d’information sur le contrôle sur pièces, nous vous invitons à consulter la charte dédiée.
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