Vous souhaitez embaucher un salarié ? L'Urssaf vous accompagne dans vos démarches avec la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Cette formalité est obligatoire pour chaque salarié que vous avez l’intention de recruter. Elle doit être réalisée dans un délai de 8 jours avant l’embauche.
Grâce à la DPAE, vous effectuez en une seule fois et auprès d’un interlocuteur unique vos formalités liées à l’embauche telles que :
votre immatriculation à l'Urssaf en qualité d’employeur au régime général lorsqu’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
l’immatriculation de votre salarié à la Cpam ;
votre affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage (France Travail) ;
votre demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
votre demande d’examen médical d’embauche.
La DPAE est une formalité déclarative à l’embauche obligatoire que vous devez faire pour :
ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux ;
être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié ;
bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels ;
satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent, et ainsi, éviter toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.
Qui est concerné par la DPAE ?
En tant qu’employeur, vous devez obligatoirement déclarer toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale :
quel que soit le secteur d'activité de votre entreprise ;
pour tous les salariés ayant un contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier ;
même dans le cas où ce n’est pas la première fois que vous embauchez ce salarié (extra, contrat de très courte durée, etc.).
Bon à savoir
Vous êtes également concerné par la déclaration préalable à l’embauche :
si vous êtes une entreprise de travail temporaire (ETT) ou un groupement d’employeurs (pour le personnel permanent et intérimaire ou mis à disposition) ;
si vous êtes une association et que vous souhaitez embaucher du personnel salarié.
Vous êtes un nouvel employeur ? L’Urssaf vous accompagne et vous conseille : retrouvez les informations essentielles sur notre site.
Comment faire votre déclaration ?
Auprès de quelle Urssaf déclarer vos salariés ?
Vous devez adresser votre déclaration à l’Urssaf dont relève l’établissement dans lequel s’effectue l’embauche.
Bon à savoir
Si vous déclarez et versez vos cotisations auprès d’une seule Urssaf dans le cadre du dispositif versement en lieu unique (VLU), vous devez effectuer votre DPAE auprès de l’Urssaf du lieu de travail du salarié embauché (qui n’est pas forcément l’Urssaf VLU).
Quand déclarer l’embauche ?
La déclaration doit être adressée à l’Urssaf compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche.
Bon à savoir
S’il s’agit d'une première DPAE et si cette embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer votre Urssaf rapidement, afin d'interrompre l'ouverture de votre compte employeur.
Quels éléments mentionner dans votre DPAE ?
Afin de remplir votre DPAE, vous devez renseigner les éléments obligatoires suivants :
la dénomination sociale de votre entreprise ou vos nom et prénom ;
votre code Naf (APE) ;
le n° Siret et l’adresse de votre établissement (ou le numéro de liasse délivré par le guichet unique, si celui-ci est en cours d’immatriculation) ;
l’identité et, s’il en a déjà un, le n° de Sécurité sociale de votre salarié. Si votre salarié n’a ni numéro de Sécurité sociale ni NIA (numéro d’immatriculation d’attente), la déclaration est tout de même prise en compte ;
la date et l’heure d’embauche ;
les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).
Bon à savoir
Si vous êtes une entreprise de travail temporaire (ETT), vous devez déclarer les intérimaires avec le pseudo Siret attribué par l’Urssaf. Seuls les salariés permanents doivent être déclarés avec le Siret de l’établissement.
Comment transmettre votre DPAE ?
Vous êtes une entreprise
Vous pouvez effectuer vos DPAE par internet :
sur urssaf.fr s'il s'agit de votre premier salarié afin de créer votre compte employeur ;
sur net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d’un formulaire soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel (offre de service gratuite, rapide et sécurisée).
Bon à savoir
Si vous avez adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, vous avez l’obligation de réaliser vos DPAE en ligne sur urssaf.fr ou sur net-entreprises.fr. Attention : si vous ne respectez pas cette obligation, vous vous exposez à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.
Vous êtes une entreprise nécessitant la gestion d'un grand nombre de DPAE
Vous avez la possibilité d’adresser vos DPAE en mode API.
L’API DPAE est le programme informatique qui permet à votre logiciel de paie (ou à celui de l’entreprise qui gère votre paie) de s’authentifier directement sur le point de dépôt des DPAE sans avoir à naviguer sur Net-entreprises ou sur urssaf.fr.
Ce système machine to machine permet la gestion d’un très grand nombre de dépôts de déclarations au fil de l’eau avec, en retour, des accusés d’enregistrement électronique, des certificats de conformité, mais aussi des bilans de traitement par l’Urssaf.
L’API DPAE ne nécessite pas d’inscription spécifique. En revanche, Il est nécessaire d’avoir au moins un abonné inscrit au service en ligne de l’Urssaf : les identifiants de cet abonné sont à alimenter dans le flux d’authentification API.
Les identifiants du flux d’authentification correspondent aux informations qui définissent un abonné inscrit au service en ligne de l’Urssaf, à savoir :
Siret de l’établissement ;
nom de l’abonné ;
prénom de l’abonné ;
mot de passe délivré par le service en ligne de l’Urssaf.
Ces informations sont délivrées par le service en ligne de l’Urssaf. Lors de l’inscription à ce service, il vous est demandé de renseigner le Siret de l’établissement, le nom et prénom de l’abonné qui est habilité à utiliser le service en ligne. À l’issue de cette inscription, un mot de passe vous est attribué. Une fois l’inscription finalisée, vous pouvez consulter le nom et prénom de l’abonné inscrit dans la rubrique « mon profil » puis « gérer mes coordonnées ».
Les retours sont ensuite consultables par déclarant. Comme en DSN, il est possible de rechercher par déclarant et par période.
En tant qu'employeur, vous n'avez pas à fournir de DPAE pour les personnels suivants :
les stagiaires : ceux-ci n’ayant pas le statut de salarié, vous n’avez pas à effectuer de DPAE pour son embauche ;
les volontaires du service civique : le contrat de collaboration que vous concluez alors avec le volontaire ne relève pas du code du travail. Par conséquent, il n’y a pas lieu d’établir une DPAE dans ce cas.
Les sanctions en cas d’absence de DPAE
En tant qu’employeur ou donneur d’ordre, vous avez l'obligation de remplir une DPAE pour toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale.
Si vous ne réalisez pas cette démarche, vous vous exposez à différentes sanctions selon votre statut.
Les sanctions applicables si vous êtes employeur
Sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration ;
Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
Sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :
45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique ;
225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.
Les sanctions applicables si vous êtes donneur d’ordre ou maître d’ouvrage
Si vous êtes donneur d’ordre, l’absence intentionnelle de DPAE concernant des personnes placées, directement ou indirectement, dans un lien de subordination à votre égard, vous expose à une condamnation pénale pour travail dissimulé.
Vous avez une obligation de vigilance portant sur tous les contrats :
d’un montant au moins égal à 5 000 € ;
conclus en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de service ou de l’accomplissement d’un acte de commerce.
Cette vérification vous incombe à la conclusion du contrat et tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution.
Si vous ne remplissez pas votre obligation de vigilance, vous êtes susceptible de faire l’objet d’une procédure de solidarité financière à l’égard de vos cocontractants visés par un procès-verbal de travail dissimulé.
Dans ce cas, vous pouvez être condamné solidairement :
au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dues par vos cocontractants aux organismes de protection sociale ;
le cas échéant, au remboursement des sommes correspondant au montant des aides publiques dont ils ont bénéficié ;
au paiement des rémunérations, indemnités et charges dues par vos cocontractants pour l’emploi de salariés n’ayant pas fait l’objet d’une DPAE.
Depuis votre espace en ligne urssaf.fr vous pouvez consulter ou modifier certaines données d’une DPAE. Vous avez aussi la possibilité d’éditer les accusés de réception de vos DPAE des 14 derniers mois.
Pour utiliser ces fonctionnalités, vous devez être administrateur ou demander à ce dernier de modifier votre abonnement pour être habilité : « Mon Profil », puis « Profil », ensuite « Gérer les utilisateurs de l'espace ».
La création de votre établissement est en cours de validation sur le guichet unique. Vos salariés vont commencer à travailler, comment effectuer vos DPAE ?
Dans l’attente de votre Siret, vous devez compléter pour chaque salarié le formulaire Cerfa DPAE et l’adresser (avant la prise de fonction du salarié) à l’Urssaf géographiquement compétente par courrier postal. Vous devez conserver une trace de cet envoi en cas de contrôle. Dès l’attribution de votre Siret, vous devez enregistrer en ligne ces déclarations.
Votre salarié est né dans un département d'Outre-mer ou à l'étranger. Que devez-vous indiquer dans le numéro de département ?
Si votre salarié est né dans un département d’Outre-mer, indiquer 97.
Si votre salarié est né à l’étranger, indiquer 99 et préciser la commune et le pays de naissance.
Si la date de naissance est basée sur un calendrier lunaire, indiquer 01/01/année de naissance.
Votre salarié peut-il vous demander une copie de la DPAE ?
Oui, vous avez l’obligation de fournir l’accusé réception de la DPAE. Le bulletin de paie est également une preuve de déclaration.
Votre salarié a la possibilité de contacter l’Urssaf par écrit pour demander la confirmation de sa déclaration.
Quels sont les champs modifiables sur la DPAE en cas d'erreur ?
Seules les informations relatives au contrat de travail sont modifiables via le service « Modifier une DPAE » : [Compte > Embauche > Modifier une DPAE].
Pour tout autre modification, saisir une nouvelle DPAE ou contacter nos services via l’espace en ligne ou par téléphone au 3957 (service gratuit + prix appel).
Vous êtes commerçant et votre conjoint va vous aider pour quelques jours, devez-vous le déclarer ?
Oui, s’il s’agit d’une aide occasionnelle, vous devez le déclarer comme salarié.
