L’indemnité de grand déplacement

L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

• la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) ;
• les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports...).

Attention : même si les critères sont remplis, les remboursements ne seront pas exonérés si le salarié a regagné son domicile.

Par exemple, si le salarié regagne en réalité son domicile chaque soir, ou que l'employeur lui met gratuitement à disposition un logement, les indemnités versées n'ont plus le caractère de frais professionnels. De fait, le salarié n'engage pas de frais supplémentaires. Les indemnités seront réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.

Déplacements en métropole

Le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est admis.

Si l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit comparer le montant versé, aux limites d’exonération qui différencient les dépenses supplémentaires de repas et celles de logement et de petit déjeuner.

Ce fractionnement facilite la prise en compte des salariés qui, en situation de grand déplacement, sont logés gratuitement. Il autorise également, pour les déplacements en métropole, l’employeur à panacher les modalités de prise en charge en remboursant les frais :

• sur la base du réel, pour le logement/petit déjeuner (par exemple) ;
• et sur la base du forfait pour les frais de repas (par exemple).

Retrouvez le barème dans notre rubrique taux et barèmes.

Le barème tient compte également de la différence du coût du logement entre Paris, les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, d'une part, et la province, d'autre part.

Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue.
 
Pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, les montants fixés subissent un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4^e mois.
 
Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25^e mois.

Déplacements en Outre-mer et à l’étranger

Les remboursements de frais de repas et d’hébergement exposés par les salariés à l’occasion d’un déplacement professionnel à l’étranger ou en Outre-mer sont exclus de l’assiette des cotisations, sans limite de montant, à concurrence du montant des dépenses justifié par la production de factures.

Lorsque l’employeur indemnise les frais de repas et d’hébergement sous la forme d’allocations forfaitaires, ces dernières sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État envoyés en mission temporaire en Outre-mer et à l’étranger.

Allocations forfaitaires pour les déplacements en Outre-mer

Le montant des indemnités forfaitaires de repas et d'hébergement (incluant le petit-déjeuner) est fixé par jour selon la destination.
Retrouvez le barème dans notre rubrique taux et barèmes.

Ces montants sont réduits :

• de 15 % à compter du premier jour du 4^ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans ;
• de 30 % à compter du premier jour du 25^ème mois si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

Allocations forfaitaires pour les déplacements à l’étranger

Les montants sont consultables sur le site du ministère de l’Economie.

L’indemnité de mission versée au salarié en déplacement à l’étranger doit être réduite de :

• 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement, c’est-à-dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier ;
• 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;
• 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.

Lorsque les conditions de travail conduisent le salarié ou assimilé en grand déplacement à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de trois mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue, les limites d’exclusion d’assiette des allocations forfaitaires telles que définies ci-dessus sont réduites de 15 %.

Au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les limites sont réduites de 30 %.

Panachage des modes de remboursement

À titre de tolérance, il est admis que, pour les déplacements à l’étranger, l’employeur combine deux modes d’indemnisation en remboursant :

• le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié ;
• les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

Dans ce cas, les dépenses supplémentaires pour les repas sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission à l’étranger fixé pour la destination.