Les frais engagés par le salarié

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Le tableau ci-après décrit les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels et donc exclus de la base de calcul des cotisations (avec un plafonnement de 50 % de certains frais).

Voir l'évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail.

Lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération de frais professionnels engagés par un salarié utilisant son propre matériel.

En cas de pandémie grippale et de recours au télétravail, si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exonérée de cotisations sociales quel que soit ce temps professionnel.

Si, au contraire, l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail

Nature des frais Évaluation des frais

Les frais fixes :

  • Loyer
    Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l'usage professionnel.
  • Taxe d’habitation.
  • Taxe foncière sur les propriétés bâties.
  • Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères.
  • Charges de copropriété.
  • Assurance multi-risques habitation.

Valeur réelle :

Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation principale).

À titre d'exemple :
Appartement de 70 m².
Superficie du local affecté à l’usage professionnel :
10 m² .
Le loyer s’élève à 350 €/mois et la prime d’assurance à 15 €/mois.
Le montant des frais déductibles s’élève donc à 365 × 10 ÷ 70 = 52 €.

Les frais variables :

  • Chauffage et/ou climatisation.
  • Électricité.

Valeur réelle :

Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.

Dépenses d’acquisition du mobilier.

Bureau ergonomique.

Fauteuil ergonomique.

Étagères, meubles de rangement.

Lampe de bureau.

Prêt de mobilier :

  • absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :

  • remboursement des frais exclus de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.

Modalité de déduction :
Annuités d’amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale).
Pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.

Frais liés à l’adaptation du local.

Frais de diagnostic de conformité électrique.
Installations de prises (téléphoniques, électriques...).
Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail.

Valeur réelle :

L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux aménagement).

Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem.

Prêt de matériel :

  • absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a don définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

Achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire

  • remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.

Modalités de déduction :
Annuités d’amortissement du matériel (pratique comptable et fiscale).
Pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.

Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre...).

Valeur réelle :
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture.

Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d’abonnement (téléphonique, Internet...).

Valeur réelle :
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture.