Conditions de mise en œuvre

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable de plein droit. 

L'employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : 

• lorsqu'une convention ou un accord collectif du travail l'a explicitement prévue ;
• ou lorsque le comité d'entreprise, les délégués du personnel ou le comité social et économique ont donné leur accord.

À défaut, il appartient à chaque salarié d’accepter annuellement ou non cette option. À ce titre, l’entreprise s’assure annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés pour pouvoir bénéficier chaque année de la déduction forfaitaire spécifique.

L’option pourra alors figurer :

• soit dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail ;
• soit faire l’objet d’une procédure mise en œuvre par l’employeur consistant à informer par tout moyen donnant date certaine chaque salarié individuellement de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux indemnités journalières de Sécurité sociale et à l’assurance retraite.
  Si le salarié indique vouloir bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante. Lorsque le travailleur salarié ou assimilé ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord.

Il appartient à l’employeur de prouver que les salariés ont été informés des conséquences de l’application de la déduction forfaitaire spécifique sur la validation de leurs droits. S’agissant d’une des conditions d’application du dispositif, son non-respect fonde la réintégration dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale du montant de la déduction appliquée par l’entreprise.

Le montant de cette déduction est plafonné par salarié et par année civile à 7 600 €.

L’application de la déduction forfaitaire spécifique ne peut avoir pour conséquence pour chaque paie, de ramener l’assiette de calcul des cotisations en deçà de l’assiette minimum des cotisations.

En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l'employeur entrent obligatoirement dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la déduction.

Par exception, il existe des cas (dont la liste limitative figure en annexe de l’arrêté du 25 juillet 2005) dans lesquels, même s’il est fait application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, les frais en question n’ont pas à être compris dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale des salariés auxquels la déduction est appliquée.

La déduction forfaitaire spécifique s’applique aux assiettes des cotisations de Sécurité sociale, mais également à celles des autres prélèvements dont l’assiette est alignée sur celles des cotisations de Sécurité sociale : contribution de solidarité autonomie, versement mobilité, cotisations Fnal, cotisations chômage et assurance des créances des salariés (AGS), cotisations de retraite complémentaire.

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ne s’applique pas au calcul de la CSG et de la CRDS. Pour ces contributions, la base de calcul est le salaire « brut non abattu » hors frais professionnels réintégrés mais dans la limite d'exonération.

Exemple :
Dans le secteur du BTP, si l'employeur verse un panier d'un montant de 10 €, il devra réintégrer 10 € dans la base des cotisations. La limite d'exonération étant de 9,90 € en  2023, l'employeur devra quand même intégrer 0,10 € dans la base CSG-CRDS.