La mise en place d’un accord

Depuis 2020, la mise en place de la participation est obligatoire pour les entreprises ou unité économique et sociale qui ont employé au moins 50 salariés en moyenne annuelle au cours des 5 dernières années civiles.

Les entreprises ne répondant pas aux conditions d'effectif peuvent mettre en œuvre un régime de participation volontairement.

La participation est mise en place dans l’entreprise par accord.

L'accord indique notamment les règles de calcul, d'affectation et de gestion de la participation et précise toutes les conditions permettant au salarié de bénéficier de la somme qui lui est due.

En l’absence d’accord, un régime dit « d’autorité » est imposé à l’entreprise. Ce régime moins favorable ne permet aucun aménagement des points habituellement négociables. L’application du régime d’autorité ne remet pas en cause les exonérations fiscales et sociales attachées aux sommes versées au titre de la participation.

Si l’entreprise n’en est pas dotée, elle doit négocier en parallèle la mise en place d’un plan d’épargne d’entreprise afin d’y affecter tout ou partie de la participation distribuée.

Tous les accords de participation - à l’exception de ceux mis en place dans les sociétés coopératives de production (Scop) - sont tenus de prévoir la possibilité d’affectation des sommes issues de la participation dans un plan d’épargne salariale (PEE, PEI, Perco, Pereco…).

Modes de conclusion

La mise en place d'un régime de participation doit obligatoirement résulter d'un accord conclu entre l'employeur et les salariés ou leurs représentants (sauf dans les entreprises de moins de 50 salariés où en cas d'échec des négociations, le régime de participation peut être mis en place unilatéralement par l'employeur).

L'accord de participation peut être conclu selon l’une des modalités suivantes

• Selon le droit commun de la négociation collective : dans le cadre d’une convention ou d’un accord collectif conclu au niveau de la branche, au niveau professionnel ou au niveau de l’entreprise.

• Selon des modalités spécifiques :

  • soit par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
  • soit par accord conclu au sein du comité social et économique (CSE) ou du conseil d’entreprise entre l’employeur et la délégation du personnel
  • soit à la suite de la ratification à la majorité des 2/3 des salariés d’un projet d’accord proposé par l’employeur. Lorsqu’il existe dans l’entreprise une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ou un comité social et économique, cette ratification est demandée conjointement par l’employeur et une ou plusieurs de ces organisations ou ce comité.

L’accord de participation peut également être conclu au niveau du groupe ou au niveau d'une unité économique et sociale (UES)

• Conclusion d’un accord de participation de groupe :
  Les accords de participation de groupe peuvent être conclus :
  • soit au sein de chacune des sociétés selon l’une des modalités ci-dessus (le cas échéant selon des modes différents par entreprise : ainsi, une entreprise peut ratifier l’accord de groupe à la majorité des 2/3, une autre au sein du comité social et économique CSE) ;

  • soit au niveau du groupe.

• Conclusion d’un accord de participation dans une unité économique et sociale (UES) :
  Les entreprises constituant une UES reconnue par convention ou par décision de justice composée d'au moins 50 salariés sont soumises au régime de participation mis en œuvre selon les modalités suivantes :

  • soit par la conclusion d'un accord unique couvrant l'UES ;
  • soit par des accords distincts au niveau de chaque entreprise couvrant l'ensemble des salariés des entreprises constituant l’UES.

Conditions de mise en place d’un accord facultatif de participation

Les entreprises dont l'effectif n'atteint pas le seuil de 50 salariés peuvent appliquer volontairement le régime de la participation. En cas d'échec des négociations, l'accord peut être mis en place unilatéralement par l'employeur. Dans ce cas, le comité social et économique ou le conseil d'entreprise est consulté sur le projet d'assujettissement unilatéral à la participation au moins 15 jours avant son dépôt auprès de la Dreets. Le dépôt des documents sur la plateforme de téléprocédure devra comporter le procès-verbal de désaccord.

Conclusion d'un accord volontaire de participation dans le cadre d'un PEI

La mise en place de l'accord de participation peut prendre la forme d'une adhésion à un PEI (plan d'épargne interentreprises). Lorsqu'il prévoit de recueillir les sommes issues de la participation, l'accord instituant le PEI dispense l’entreprise, mettant en place volontairement un accord de participation, de conclure un tel accord. En prévision de recueillir les sommes issues de la participation, le PEI devra inclure l'ensemble des clauses obligatoires de tout accord de participation.

Mise en œuvre d’un accord de branche

Les entreprises peuvent mettre en œuvre les accords de branche existants.

Lorsqu'un accord de branche de participation ouvre des choix aux parties signataires au niveau de l'entreprise, l'accord déposé peut ne contenir que les clauses résultant de ces choix.

Dans les entreprises de moins de cinquante salariés, lorsqu'un accord de branche de participation propose un accord type au niveau de l'entreprise, l'employeur peut appliquer cet accord type conformément aux dispositions de l'accord de branche en vigueur, au moyen d'un document unilatéral, dans les conditions de droit commun applicables.

L’accord de participation peut être conclu sans limitation de durée ou pour une durée déterminée (un an minimum), et, si l’accord le prévoit, être renouvelable par tacite reconduction, selon le choix des parties signataires.
Il doit être :

• conclu avant l’expiration du délai d’un an suivant la clôture de l’exercice au titre duquel la participation est due ;
• déposé, c’est-à-dire transmis à la Dreets du lieu de conclusion. En l’absence de dépôt, l’accord s’applique mais ne bénéficie pas des exonérations fiscales et sociales.

Durée des accords

L’accord de participation peut être conclu sans limitation de durée ou pour une durée déterminée (un an minimum), et, si l’accord le prévoit, être renouvelable par tacite reconduction, selon le choix des parties signataires.
Il doit être :

• conclu avant l’expiration du délai d’un an suivant la clôture de l’exercice au titre duquel la participation est due ;
• déposé sur la plateforme téléprocédure. En l’absence de dépôt, l’accord s’applique mais ne bénéficie pas des exonérations fiscales et sociales.