Les frais professionnels

Le mode de remboursement des frais

Frais professionnels - Repas

Vous pouvez rembourser le repas de votre salarié et bénéficier d’exonération de l’ensemble des cotisations sociales. Pour cela, votre salarié doit être en déplacement ou obligé de prendre son repas sur son lieu de travail.

Votre salarié est en déplacement professionnel

Un salarié est en déplacement professionnel quand :

• il est hors des locaux de l’entreprise ;
• et que ce déplacement l’empêche de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour prendre son repas.

Votre salarié est obligé de prendre son repas sur le lieu de travail

Lorsque votre salarié est obligé de prendre une collation ou/et un repas sur son lieu effectif de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé, de nuit), l’indemnité de repas versée est exonérée de l’ensemble des cotisations sociales dans la limite d’un montant fixé par repas.

Ce montant évolue chaque année.

Frais professionnels - le télétravail

Votre salarié bénéficie du télétravail.
Votre entreprise peut l’indemniser sur la base d’un forfait ou de dépenses réelles.
Ces dépenses peuvent être exonérées de cotisations sociales sous certaines conditions.

Les dépenses engagés dans la cadre du télétravail

Lorsque votre salarié organise son travail hors des locaux de l’entreprise et de façon volontaire, en utilisant du matériel informatique, des consommables et des frais de connexion, etc. : il s’agit de télétravail.

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

3 catégories de frais peuvent être identifiées :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Vous pouvez verser une allocation forfaitaire basée sur les taux et barèmes suivants.

En revanche, si vous versez un montant supérieur à ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise si vous justifiez la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Pour plus d’informations, consulter le site du Bulletin officiel de le Sécurité sociale.

Vous êtes obligés de mettre en place du télétravail suite à des circonstances exceptionnelles ou une force majeure : vous pouvez rembourser à votre salarié les frais engagés pour l’utilisation de son matériel selon les dispositions des frais liés au télétravail.

Le matériel informatique de votre salarié

Votre salarié utilise son matériel personnel pour travailler.
Vous pouvez l’indemniser sur la base d’un forfait ou de dépenses réelles.
Ces dépenses peuvent être exonérées de cotisations sociales sous certaines conditions.

Frais professionnels - Frais de transport

Deux modalités de prise en charge des frais de transport sont prévues :

• l'une est obligatoire et concerne les frais d'abonnement aux transports collectifs ;
• l’autre est facultative et concerne les frais de carburant pour se rendre sur le lieu de travail.

Vous pouvez aussi verser des indemnités kilométriques si votre salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel.

Transports en commun : prise en charge obligatoire des abonnements

Vous devez prendre en charge 50 % du prix des abonnements aux transports en commun souscrits par votre salarié pour faire le trajet domicile/lieu de travail.

Cette prise en charge est obligatoire pour tous les salariés y compris les salariés à temps partiel. Elle est exonérée de cotisations sociales.

Seuls les abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires sont pris en charge par l’employeur. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas concernés par cette prise en charge.

Lorsque plusieurs abonnements à des transports en commun ou de location de vélos sont nécessaires pour faire le trajet domicile/lieu de travail, vous devez prendre en charge 50 % du coût total de ces différents abonnements.

La prise en charge obligatoire des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 800 € par an et par salarié, après déduction de votre prise en charge de l’abonnement au titre des transports en commun.

Trajet domicile - lieu de travail

• Prime de carburant ou d’alimentation pour les véhicules électriques, hybrides, hydrogène

  Prime de carburant ou d’alimentation pour les véhicules électriques, hybrides, hydrogène

  Vous pouvez prendre en charge les frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène payés par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

  Cette prime doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes règles et en fonction de la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail.

  Le montant et les conditions d’attribution de la prime doivent être prévus par accord collectif ou à défaut par décision unilatérale de l’employeur.

  Les conditions pour pouvoir bénéficier de la prime (par exemple être situé dans une zone non desservie par les transports en commun) sont temporairement supprimées pour les années 2022, 2023 et 2024.

  Ainsi, lorsque l’éloignement de la résidence principale repose sur le choix de votre salarié, la prime est exonérée dans la limite annuelle de :

  • 400 € de 2022 à 2024 par salarié pour les frais de carburant ;
  • 700 € de 2022 à 2024 pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

  En Guadeloupe, Guyane, Martinique, à La Réunion et Mayotte : ces plafonds sont respectivement portés à 600 € et 900 € en 2024.

  Aucun justificatif de dépenses de carburant ou d’alimentation électrique n’est exigé dans la limite de ces montants.

  Cette prime est cumulable avec :

  • le forfait mobilités durables dans la limite globale de 700 € de 2022 à 2024 par an et par salarié, après déduction de votre prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène ;
  • le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques.

  Cette prime n’est pas cumulable avec :

  • la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût de l’abonnement transport en commun ;
  • la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
• Prime de transport de 4 €

  Prime de transport de 4 €

  Le versement de la prime de transport de 4 € par mois est applicable sans justificatif, pour tous vos salariés y compris ceux qui n’utilisent que les transports en communs.

  Cette prime permet d’indemniser votre salarié de ses frais de transport.

• Cas particuliers des salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle

  Cas particuliers des salariés des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle

  Vous êtes une entreprise :

  • de travail temporaire ;
  • des travaux publics ;
  • du bâtiment ;
  • de la tôlerie ;
  • de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle.

  Vos salariés se déplacent de façon habituelle sur des sites extérieurs à l’entreprise.

  Un barème spécifique est applicable à leurs frais de repas et de transport.

  La limite d’exonération des indemnités de frais de transport tient compte des distances parcourues quotidiennement (aller/retour) à cette occasion par vos salariés.

  Ce dispositif ne s'applique que si les indemnités de trajet, de repas et de transport font l'objet de lignes distinctes sur le bulletin de paie.

  Ce barème évolue chaque année en fonction des indemnités kilométriques.

  Indemnité de petit déplacement

  Montants pour 2024

  Montants pour 2024

  Trajet aller et retour compris entre	Limite d'exonération quotidienne(1) en 2024
  5 km et 10 km	3,00 €
  10 km et 20 km	6,10 €
  20 km et 30 km	9,10 €
  30 km et 40 km	12,10 €
  40 km et 50 km	15,20 €
  50 km et 60 km	18,20 €
  60 km et 70 km	21,20 €
  70 km et 80 km	24,20 €
  80 km et 90 km	27,30 €
  90 km et 100 km	30,30 €
  100 km et 110 km	33,30 €
  110 km et 120 km	36,40 €
  120 km et 130 km	39,40 €
  130 km et 140 km	42,40 €
  140 km et 150 km	45,50 €
  150 km et 160 km	48,50 €
  160 km et 170 km	51,50 €
  170 km et 180 km	54,50 €
  180 km et 190 km	57,60 €
  190 km et 200 km	60,60 €

  Montants pour 2024

  Trajet aller et retour compris entre	Limite d'exonération quotidienne(1) en 2024
  5 km et 10 km	3,00 €
  10 km et 20 km	6,10 €
  20 km et 30 km	9,10 €
  30 km et 40 km	12,10 €
  40 km et 50 km	15,20 €
  50 km et 60 km	18,20 €
  60 km et 70 km	21,20 €
  70 km et 80 km	24,20 €
  80 km et 90 km	27,30 €
  90 km et 100 km	30,30 €
  100 km et 110 km	33,30 €
  110 km et 120 km	36,40 €
  120 km et 130 km	39,40 €
  130 km et 140 km	42,40 €
  140 km et 150 km	45,50 €
  150 km et 160 km	48,50 €
  160 km et 170 km	51,50 €
  170 km et 180 km	54,50 €
  180 km et 190 km	57,60 €
  190 km et 200 km	60,60 €

  Indemnité de frais de repas

  Montants pour 2024

  Montants pour 2024

  Situation	Indemnité maximum exonérée en 2024
  Salarié contraint de prendre son repas (exemple : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé)	7,30 €
  Salarié en situation de déplacement contraint de prendre son repas au restaurant	20,70 €
  Salarié en situation de déplacement non contraint de prendre son repas au restaurant (exemple : indemnité de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier)	10,10 €

  Montants pour 2024

  Situation	Indemnité maximum exonérée en 2024
  Salarié contraint de prendre son repas (exemple : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé)	7,30 €
  Salarié en situation de déplacement contraint de prendre son repas au restaurant	20,70 €
  Salarié en situation de déplacement non contraint de prendre son repas au restaurant (exemple : indemnité de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier)	10,10 €

Forfait mobilités durables

Vos salariés utilisent les modes de transport dits « à mobilité douce » ou de « mobilité partagée » pour leurs trajets domicile - lieu de travail : vous pouvez leur verser une indemnité exonérée de cotisations sociales. C’est le forfait mobilités durables.

Les transports à mobilité douce

Il s’agit :

• du vélo, avec ou sans assistance électrique ;
• du covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
• des transports publics de personnes (à l’exception des frais d’abonnement concernés par la prise en charge obligatoire des frais de transports publics) ;
• d’un service de mobilité partagée (par exemple la location de véhicule en libre-service ou l’utilisation des services d’autopartage de véhicules) ;
• le cyclomoteur, la motocyclette et l’engin de déplacement personnel (motorisé ou non) en location ou en libre-service ;
• depuis le 1^er janvier 2022, les trottinettes, mono-roues, gyropodes, hoverboard, etc.

La prise en charge des frais engagés par votre salarié dans le cadre du forfait mobilités durables doit bénéficier selon les mêmes règles à tous les salariés de votre entreprise.

Le montant et les critères d’attribution de cette prise en charge doivent être prévus par un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur.

Les montants du forfait mobilités durables

Le cumul du forfait mobilités durables avec les autres mesures

Le forfait mobilités durables est cumulable :

• avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics. Dans ce cas, l’exonération s’applique dans la limite de 800 € (contre 500 € auparavant) ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics s’il est plus élevé (s'il est supérieur à 800 €).
  À noter que la limite annuelle de 800 € s’applique aux sommes versées sur l’année civile ;
• avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 500 € par an et par salarié. Cette limite est temporairement portée à 700 € pour les années 2022, 2023 et 2024.

Le forfait mobilités durables n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS).

Retrouver un récapitulatif des barèmes liés au FMD ci-dessous.

Indemnités kilométriques - Utilisation du véhicule personnel pour les trajets professionnels

Votre salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour son déplacement professionnel (par exemple pour une formation ou une visite chez un client etc.), vous avez la possibilité de lui verser des indemnités kilométriques forfaitaires fixées par les barèmes kilométriques annuels publiés par l’administration fiscale.

Les indemnités kilométriques dépendent :

• du véhicule utilisé (voiture, deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, moto) ;
• de la puissance du véhicule ;
• du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel sur l’année.

Si le véhicule utilisé est électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

L'indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques. Elle doit être justifiée (existence de déplacements professionnels, nombre de kilomètres parcourus, carte grise du véhicule).

En l’absence de pièce justificative les indemnités kilométriques seront intégrées dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Connaître les barèmes des indemnités kilométriques.

Frais professionnels - Grand déplacement

Votre salarié se déplace loin de son lieu de résidence. À ce titre, vous pouvez indemniser ses frais de repas et de logement sur la base d’un forfait ou des dépenses engagées.

Indemnités de grand déplacement en métropole

Votre salarié est en situation de déplacement, son lieu de mission est différent de son lieu de travail habituel. Il ne peut pas revenir à son domicile chaque jour.

Il y a grand déplacement lorsque deux conditions sont réunies :

• la distance lieu de résidence/lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) ;
• et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).

Vous avez la possibilité de rembourser les frais réellement engagés par votre salarié sur justificatifs ou sur la base d’indemnités forfaitaires.

Le remboursement sur la base d’indemnités forfaitaires prévoit une indemnité pour les repas et une autre pour le logement.

Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue en métropole.

Ces montants sont réduits :

• de 15 % à compter du premier jour du 4^ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans ;
• de 30 % à compter du premier jour du 25^ème mois si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 années supplémentaires.

Indemnités de grand déplacement en Outre-Mer

Vous avez la possibilité de rembourser les frais réellement engagés par votre salarié sur justificatifs ou sur la base d’indemnités forfaitaires.

Pour les déplacements en Outre-mer, le montant des indemnités forfaitaires de repas et d'hébergement (incluant le petit-déjeuner) est fixé par jour selon la destination.

Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin

Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

Indemnités de grand déplacement à l’étranger

Vous avez la possibilité de rembourser les frais réellement engagés par votre salarié sur justificatifs ou sur la base d’indemnités forfaitaires.

Pour les déplacements à l’étranger, l’indemnité de mission versée au salarié doit être réduite de :

• 65 % lorsque votre salarié est logé gratuitement, c’est-à-dire lorsque vous fournissez le logement ou prenez en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier ;
• 17,5 % lorsque votre salarié est nourri à l’un des repas ;
• 35 % lorsque votre salarié est nourri aux deux repas.

 Les montants sont consultables sur le site du ministère de l’Économie.

Frais Professionnels - mutation professionnelle

Votre salarié change de lieu de travail, il est hébergé provisoirement ou doit déménager.

Vous pouvez prendre en charge ses frais professionnels lorsque :

• la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail du salarié est au moins égale à 50 km (aller ou retour) ;
• et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.

Vous pouvez indemniser votre salarié sur justificatifs

Vous pouvez prendre en charge au titre de la mobilité sur la seule base des dépenses réellement engagées par votre salarié, sous réserve de justificatifs :

• les frais de déménagement ;
• les frais de mutation vers l’étranger et les territoires français d’Outre-mer.

• Les frais de déménagement

  Les frais de déménagement

  Vous avez la possibilité de prendre en charge des frais de déménagement sur la base des frais engagés. La présentation des factures est obligatoire.

  Il s’agit :

  • des dépenses relatives au déménagement proprement dit ;
  • des frais de transport et d’hôtel du salarié et des personnes composant sa famille lors du déménagement ;
  • des frais de déplacement engagés pour la recherche du nouveau domicile (limités à 3 voyages-séjours, train ou avion pour le salarié et une 2^e personne l’accompagnant) ;
  • des frais de garde-meubles.
• Les frais de mobilité vers l’étranger et les territoires français d’Outre-mer

  Les frais de mobilité vers l’étranger et les territoires français d’Outre-mer

  Vous pouvez également indemniser sur justificatifs les frais de mobilité vers l’étranger et les territoires français d’Outre-mer à l’occasion d’une mutation ou d’un envoi en mission de votre salarié à votre initiative.

  En revanche, si vous prenez en charge les dépenses d’installation pour travailler en France de votre salarié venant de l’étranger, elles doivent être soumises à cotisations et contributions sociales.

Vous pouvez indemniser votre salarié sous forme d’allocations forfaitaires

Vous pouvez aussi verser des allocations forfaitaires pour deux catégories de dépenses :

• d’hébergement provisoire et frais supplémentaire de nourriture ;
• d’installation dans le nouveau logement.

Frais professionnels - Déduction forfaitaire spécifique

Vous pouvez choisir d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique (DFS) à certains de vos salariés qui engagent des frais professionnels d’un montant élevé.

Salariés concernés

Les salariés concernés sont ceux qui exercent une profession faisant partie de la liste énoncée Code général des impôts (article 5 annexe IV).

Le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est lié à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité générale de l’entreprise.

Pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, votre salarié doit prendre en charge les frais lors de son activité professionnelle.

Par exemple, si votre entreprise relève du bâtiment et des travaux publics, la pratique de la déduction pour frais ne sera autorisée que pour vos ouvriers travaillant sur les chantiers et non au personnel administratif.

Conditions de mise en œuvre

Vous pouvez choisir d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels sous conditions :

• une convention ou un accord collectif du travail doit explicitement le prévoir ;
• les délégués du personnel ou le comité social et économique doivent donner leur accord.

En dehors de ces cas, vous devez mettre en place une procédure de consultation pour recueillir l’accord de chaque salarié.

Dans tous les cas, vous devez informer vos salariés que la DFS a des conséquences sur l’assiette des cotisations et donc sur leurs droits à prestations sociales.

Dans le cas contraire, le montant de la déduction appliquée sera réintégré dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

La base de cotisations

La base de calcul est égale au salaire « brut non abattu » (salaire brut avant application de la DFS) auquel il convient de réintégrer, sauf exception, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l'employeur.

Après application de l’abattement, la base de cotisations ne peut pas être inférieure au montant du Smic majoré des indemnités, primes ou majorations légales ou réglementaires.

Le montant de la déduction est plafonné par salarié et par année civile à 7 600 €. Elle ne s’applique pas au calcul de la CSG et de la CRDS.

Textes de référence

• Arrêté du 20 décembre 2002
• Article L242-1 du code de la Sécurité sociale