Comment se déroule le contrôle sur place ?

08/07/2019

Le contrôle repose sur un dialogue permanent entre vous, ou votre représentant, et l’inspecteur.

Vous êtes tenu de recevoir les inspecteurs et de leur donner accès à tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle.
Ces documents sont, notamment :

  • sociaux : déclarations sociales nominatives, bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail… ;
  • comptables : bilans, grands livres comptables… ;
  • fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition… ;
  • juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes… ;
  • divers : justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d'immatriculation des véhicules…).

L’inspecteur s’adapte à l’organisation et au système d’information de votre entreprise. Il peut donc être amené à vous demander tout document et support d’information supplémentaires. L’inspecteur peut également interroger les personnes rémunérées par votre entreprise.

Lorsque les documents et informations demandés par l’inspecteur du recouvrement dans le cadre d’une opération de contrôle sont dématérialisés, leur contrôle peut être opéré en ayant recours au matériel informatique utilisé par la personne contrôlée, sous réserve de son consentement.

Nouveau au 1er juillet 2019 : dématérialisation des pièces justificatives

Les entreprises peuvent désormais mettre à disposition de manière dématérialisée les documents et pièces justificatives dans un cadre défini et harmonisé avec la législation fiscale.

Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique.

Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues par livre des procédures fiscales.

Exemple :
Le remboursement au réel des frais professionnels engagés par le salarié effectué par l’employeur sur présentation de justificatifs et dans la limite des frais réellement engagés est exclu de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que le salarié est contraint d’engager lesdits frais et produit les justificatifs.
En cas de contrôle, les justificatifs de frais établis à l’origine sous format papier numérisés et conservés sur support informatique dans les conditions explicitées ci-dessus peuvent être produits pour justifier l’exonération appliquée.

Bon à savoir

Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

 

L'obstacle à contrôle

Toutes les actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle (visant à refuser l'accès à des lieux professionnels, à refuser de communiquer une information formellement sollicitée, à ne pas répondre ou à apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive...) pourront être considérées comme des obstacles à contrôle.

Ce type de comportement expose son auteur à une pénalité financière, prononcée par le directeur de l'organisme de recouvrement, au terme d'une procédure contradictoire soumise aux règles et garanties applicables au recouvrement des cotisations.

Le montant de cette pénalité varie selon les circonstances et la gravité du manquement, ainsi que selon la nature et la taille de l'entreprise. Elle pourra être doublée en cas de réitération.