Décompte des effectifs : modalités de calcul

30/01/2019

Les modalités de décompte de l’effectif de l’entreprise pour le calcul et le recouvrement des cotisations sont fixées aux articles R130-1 et R130-2 du code de la Sécurité sociale.

L’effectif moyen annuel issu de la mise en œuvre de ces règles conditionne l’application au 1er janvier notamment, des dispositifs suivants :

  • la périodicité et l’exigibilité des déclarations et des versements à l’Urssaf ;
  • les contributions que vous devez acquitter (Fnal, versement transport avec certaines particularités) ;
  • la possibilité de bénéficier de certains dispositifs d'exonération liés à l’effectif (allégements heures supplémentaires et forfait social sur les contributions patronales de prévoyance de 8 %…).

Les modalités de calcul

Cas général

L’effectif annuel de l’employeur, tous établissements confondus, correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente.

Les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne.

Sont pris en compte :

  • les salariés titulaires d’un contrat de travail ;
  • les fonctionnaires et agents non titulaires des 3 fonctions publiques ;
  • les salariés des entreprises inscrites au RNECME (répertoire national des entreprises contrôlées majoritairement par l’Etat) ;
  • les fonctionnaires de Orange, les salariés des IEG ;
  • les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL ;
  • les présidents du conseil d'administration, les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués des SA et des sociétés d'exercice libéral à forme anonyme ;
  •  les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués des institutions de prévoyance, des unions d'institutions de prévoyance et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
  • les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées et des sociétés d'exercice libéral par actions simplifiées.

Les salariés ou les agents à temps plein sont intégralement pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au cours du mois.

Les salariés ou les agents à temps partiel ou à temps non complet sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les personnes sont décomptées dans l’effectif de l’entreprise à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel elles ont été employées.

La notion de prise en compte des seuls salariés titulaires d’un contrat de travail au dernier jour du mois, qui s’appliquait auparavant en matière de Fnal et de versement transport notamment, n’est plus applicable.

Sont exclus de ce décompte :

  • les salariés titulaires d'un CDD lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;
  • les apprentis ;
  • les titulaires d'un CUI-CIE  et d’un CUI-CAE pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
  • les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée ;
  • les stagiaires ;
  • les volontaires en service civique.

Les salariés sont rattachés à l’établissement qui tient le registre unique du personnel sur lequel ils sont inscrits.

Cas particuliers

  • Entreprises de travail temporaire (ETT)
    Il est tenu compte des salariés permanents et des salariés qui, au cours de la période, ont été liés à cette entreprise par des contrats de mission et le cas échéant des salariés temporaires en CDI dit « CDI Intérimaires ».
     
  • Première embauche d’un salarié titulaire d’un contrat de travail au sein d’une entreprise
    L’effectif de l’entreprise à prendre en compte pour l’année de la première embauche d’un salarié titulaire d’un contrat de travail est l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche. Pour les années suivantes, l’effectif est apprécié selon les dispositions présentées dans le cas général.
     
  • Transfert des contrats vers le nouvel employeur en cas de succession, vente fusion, transformation du fonds, mise en société…
    L'effectif de l’entreprise à prendre en compte pour l'année au cours de laquelle les contrats sont transférés correspond à l'effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail. Cette règle s’applique y compris lorsque la modification de la situation juridique de l’employeur entraine une création d’entreprise. Pour les années suivantes, l’effectif est apprécié selon les dispositions présentées dans le cas général. 
     
  • Tarification risque accidents du travail / maladies professionnelles
    L'effectif de l'entreprise est calculé selon les dispositions présentées pour le cas général, avec les particularités suivantes :
    • les apprentis, les titulaires d'un CUI-CIE et d’un CUI-CAE, d'un contrat de professionnalisation sont à prendre en compte dans le décompte des effectifs ;
    • il convient de retenir, d'une part, les salariés et agents qui relèvent du régime général et, d'autre part, les salariés et agents qui relèvent du régime des salariés agricoles, pour la couverture de ce risque ;
    •  l'effectif pris en compte est celui de la dernière année connue.

Ces règles s’appliquent aux entreprises du Haut-Rhin, Bas-Rhin et de la Moselle.

Urssaf :

Les Urssaf collectent et répartissent les cotisations et contributions sociales qui financent l’ensemble du système de Sécurité sociale (financement du système de santé, des aides au logement ou la garde d’enfants, des pensions de retraite…). Les Urssaf accompagnent également les entreprises en difficultés financières, et participent à la lutte contre la fraude et l'évasion sociale.

Fnal :

Fonds national d'aide au logement. Le Fnal est une contribution patronale due quel que soit l’effectif de l’entreprise. Elle comporte une cotisation de base, pour tout employeur sur la part des rémunérations limitée au plafond annuel de Sécurité sociale (Pass) ; et une cotisation supplémentaire, sur la totalité des rémunérations, pour les employeurs de 20 salariés et plus. Son produit est notamment affecté aux Caf.

SARL :

Société à responsabilité limitée. La SARL est un statut juridique d’entreprise sans capital minimum, où la responsabilité est limitée aux apports. Les parts détenues dans le capital ne sont pas librement cessibles sans accord de tout ou partie des associés.

SELARL :

Société d'exercice libéral à responsabilité limitée. La SELARL est un statut juridique d’entreprise qui permet d'exercer une profession libérale réglementée sous la forme d'une SARL.

SA :

Société anonyme. La SA est un statut juridique de société de capitaux, où la participation des actionnaires est fondée sur les capitaux qu'ils ont investis dans l'entreprise. Elle peut être dirigée par un conseil d'administration ou par un conseil de surveillance avec un directoire.

CDD :

Contrat à durée déterminée. Le CDD est un contrat de travail écrit pour lequel un employeur peut recruter directement un salarié pour une durée déterminée.

CUI :

Contrat unique d’insertion. C’est un contrat de travail conclu entre un employeur et un salarié, au titre duquel est attribuée une aide à l'insertion professionnelle. Il se décline sous la forme d’un contrat initiative-emploi (CIE) dans le secteur marchand et d’un contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) pour le secteur non marchand.

CUI-CAE :

Contrat unique d’insertion - Contrat d’accompagnement dans l’emploi. Déclinaison, pour le secteur non marchand, du CUI. Il peut être conclu par tout employeur du secteur non marchand sauf l’État. Il est destiné aux personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles.