Dossiers réglementaires
Frais professionnels
SOMMAIRE
Notion de frais professionnelsFrais de nourriture
Indemnités forfaitaires de grand déplacement
Frais de transport domicile-lieu de travail : aide patronale
Frais liés à la mobilité professionnelle
Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
Cas pratiques
En 2008 :
Un salarié est contraint* d’utiliser son véhicule personnel (7cv) pour effectuer 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail.
L’entreprise rembourse les frais de transport engagés par les salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal.
(*le trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en commun ou le salarié à des horaires de travail particuliers ne lui permettant pas de prendre les transports en commun).
En 2008, le barème fiscal à retenir pour le calcul de l’indemnité kilométrique est le suivant :
7 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X0,545 = 2180 euros
L’entreprise verse 2180 euros au salarié au titre du remboursement de ses frais de transport.
Ce montant est exonéré de charges sociales à condition de pouvoir justifier :
- du moyen de transport utilisé par le salarié,
- de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
- de la puissance du véhicule,
- du nombre de trajets effectués chaque mois,
et à condition que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
En 2009 :
Ce même salarié est contraint* d’utiliser son véhicule personnel (7cv) pour effectuer 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail.
(*le trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en communs ou le salarié à des horaires de travail particuliers ne lui permettant pas de prendre les transports en commun).
L’entreprise a mis en place au 1er janvier 2009, la prise en charge patronale de 200 euros au titre des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques au profit de tous les salariés :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,
- ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
En parallèle, l’entreprise continue de rembourser les frais de transport domicile-lieu de travail des salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal.
Ce salarié va donc bénéficier à la fois du remboursement des indemnités kilométriques et de la prime de carburant de 200 euros.
Barème fiscal applicable en 2009 pour le calcul de l’indemnité kilométrique :
7 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X 0,561
= 2244 euros
L’employeur versant parallèlement la prime de 200 euros, le montant remboursé au titre des indemnités kilométriques ne pourra s’élever qu’à :
2244 euros - 200 euros de prime carburant = 2044 euros
Le montant total versé au salarié (2044 euros IK + 200 euros de prime de carburant) est exonéré de charges sociales à condition que l’entreprise produise :
- la photocopie de la carte grise du salarié,
- les justificatifs de kilométrages pour 2244 euros,
- du moyen de transport utilisé par le salarié,
- de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
- de la puissance du véhicule,
- du nombre de trajets effectués chaque mois,
et à condition que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Les services concernés des Urssaf sont à votre disposition pour vérifier l'application de cette réglementation à votre cas.