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Moyens de déclaration
SOMMAIRE
Obligation de déclaration et de paiement par voie dématérialiséeMoyens de déclarations
Moyens de paiements
Obligation de déclaration et de paiement par voie dématérialisée
(Article L.243.14 du code de la Sécurité sociale, modifié par la Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, dite Loi Warsmann)
L’obligation de payer exclusivement par virement bancaire :
Les entreprises ou établissements d'une même entreprise, redevables de cotisations, contributions et taxes d'un montant supérieur à 7 millions d’euros au titre d'une année civile, sont tenus de régler leurs cotisations exclusivement par virement bancaire l’année suivante.
L’obligation de déclarer et payer par voie électronique :
A partir du 1er janvier 2012, les entreprises, tous établissements confondus,
- qui ont acquitté plus de 100 000 euros de cotisations, contributions et taxes auprès de l’Urssaf au titre de l’année 2011,
- qui ont pour obligation de verser mensuellement leurs cotisations, contributions et taxes auprès de l’Urssaf
doivent effectuer leurs déclarations sociales et le paiement, par voie dématérialisée, sous peine de majoration.
Sont concernés par cette obligation de déclaration et de paiement dématérialisé par voie électronique, tous les employeurs du secteur privé ou du secteur public, à l'exception de l'Etat, des Collectivités territoriales et de leurs établissements publics administratifs, scientifiques et culturels.
Sont donc notamment visés :
- les associations,
- les caisses de congés payés, et autres organismes ou entreprises se substituant à l'employeur pour le paiement des cotisations,
- les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC),
- les sociétés d’économie mixte (SEM).
Deux seuils d’assujettissement différents sont prévus :
- Le seuil de 100 000 euros relatif à l’obligation générale de déclaration et paiement dématérialisé,
- le seuil de 7 millions d’euros relatif à l’obligation de paiement par virement bancaire,
Ces seuils sont tous appréciés en fonction du montant cumulé des cotisations, contributions et taxes dues au titre des rémunérations versées au cours d'une année civile, acquittées auprès de(s) l’Urssaf dont relèvent l’entreprise et ses établissements, non compris les majorations de retard et/ou pénalités éventuellement appliquées.
De même, doivent être pris en compte dans la détermination de ce seuil, les versements effectués au titre :
- de la contribution au financement de la protection complémentaire de la couverture maladie universelle,
- des taxes relatives aux activités de vente et d’exploitation de spécialités pharmaceutiques,
- de la contribution pour frais de contrôle destinée à l’Autorité de Contrôle des Assurances et des Mutuelles (ACAM).
Les changements de moyens de paiement et de déclaration consécutifs aux modifications constatées d'une année sur l'autre prennent effet pour la déclaration et le paiement des cotisations, contributions et taxes dues au titre des rémunérations versées à compter du 1er janvier de l'année suivante.
Moyens de déclarations
Déclarations sociales concernées par l’obligation de déclaration par voie électronique
Les déclarations sociales entrant dans le périmètre de l’obligation de déclaration par voie électronique sont :
- les bordereaux récapitulatifs de cotisations mensuels et trimestriels (BRC),
- les tableaux récapitulatifs annuels (TR),
- les volets sociaux du Titre emploi service entreprise (Tese),
- les déclarations afférentes aux contributions et taxes spécifiques : financement de la CMU complémentaire, contributions pharmaceutiques, contribution ACAM.
Comment déclarer les salaires ?
En tant qu’employeur, vous êtes tenu de déclarer les sommes perçues par vos salariés et de verser les cotisations et contributions sociales à l’Urssaf.
A chaque exigibilité, (cf rubrique calendrier des obligations) vous devez compléter un bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) et le renvoyer. Cette formalité peut être effectuée par le biais de la Ducs (déclaration unifiée des cotisations sociales) sur www.net-entreprises.fr (adhésion en ligne).
Si votre logiciel de paie est homologué à la norme Ducs-edi (échange de données informatisé) vous pouvez déposer vos fichiers sur le site https://mon.urssaf.fr/.
Si vous confiez vos déclarations sociales à un tiers déclarant (expert-comptable, concentrateur
de paie...), ce dernier peut adresser vos déclarations et paiements par transfert de fichiers
(par exemple, pour un expert-comptable via www.jedeclare.com).
En fin d’année, vous effectuez la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) et renseignez le tableau récapitulatif des cotisations (TR). Ce dernier est pré-rempli en ligne.
Retrouvez ci-après une information sur chacune de ces déclarations.
Bordereau Récapitulatif des Cotisations (BRC) :
En fonction de votre effectif, vous devez retourner tous les mois ou à chaque trimestre, un bordereau récapitulatif des cotisations (BRC). Ce bordereau vous permet d'effectuer le décompte des cotisations dues.
Ce BRC daté et signé doit comporter les indications suivantes : nombre de salariés occupés dans l’entreprise, montant global et montant plafonné des rémunérations ou gains réglés à l’ensemble du personnel salarié entre le premier et le dernier jour du mois ou du trimestre civil concerné, répartition des cotisations versées au titre des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales, ainsi que de la CSG et de la CRDS.
En matière d’effectif, des règles particulières s’appliquent pour compléter votre BRC.
Certains salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif à inscrire sur le BRC.
Il s’agit :
- des intérimaires pour les entreprises utilisatrices,
- des apprentis,
- des élèves ou étudiants effectuant un stage en entreprise donnant lieu à la signature d’une convention entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement,
- des stagiaires de la formation professionnelle,
- des salariés percevant des sommes après la rupture de leur contrat de travail,
- des VRP multicartes,
- des salariés régulièrement détachés en France en vertu de conventions ou de règlements internationaux.
Tous les autres salariés, à temps complet ou à temps partiel comptent pour 1 dans l’effectif à inscrire sur le BRC.
Le bordereau récapitulatif comprend 3 zones relatives à l’effectif. A chaque zone correspond un décompte particulier de l’effectif :
- dans le cadre 1 du BRC « nombre de salariés » :
=> pour la zone « ayant perçu les salaires ci-dessous » :
Il convient d’indiquer le nombre de salariés de l’établissement rémunérés durant le mois ou le trimestre, sauf les salariés déclarés au moyen du Titre emploi service entreprise (Tese).
=> Pour la zone « inscrits au dernier jour de la période » :
Mentionnez le nombre de salariés de l’établissement ayant un contrat de travail au dernier jour de la période (du mois ou du trimestre) y compris les salariés déclarés au moyen du Titre emploi service entreprise (Tese).
- dans le cadre 2 du BRC « décompte des cotisations dues » :
Indiquez dans cette rubrique si vous bénéficiez d’exonération de cotisations sociales et précisez au regard de chaque exonération le nombre de salariés qui en bénéficient.
Comment effectuer cette formalité ?
- Par Internet :
Si vous êtes assujettis à l’obligation de déclaration par voie électronique ou si vous avez opté pour ce mode de déclaration.
- Sur le site www.net-entreprises.fr, en cochant la case « Ducs », vous pouvez saisir ce document
La Ducs (Déclaration unifiée des cotisations sociales) vous permet de transmettre sur un support unique et à un seul destinataire l’ensemble des éléments de salaire et d’effectif nécessaires au calcul des cotisations Urssaf, Pôle emploi, retraite complémentaire Agirc et Arrco et aux caisses de congés payés.
Elle tient lieu de bordereau récapitulatif de cotisations vis à vis des Urssaf mais ne dispense pas de la déclaration annuelle des données sociales.
- Sur le site https://mon.urssaf.fr, par dépôt de fichier (si votre logiciel de paie génère des fichiers à la norme Ducs Edi)
Pour plus d’information sur la Ducs Edi et pour bénéficier de ce service téléchargez et complétez le bulletin d'adhésion sur https://mon.urssaf.fr.
Si vous confiez vos déclarations sociales à un tiers déclarant (expert-comptable, concentrateur de paie...), ce dernier peut adresser vos déclarations et paiements par transfert de fichiers (par exemple, pour un expert-comptable via www.jedeclare.com)
- Sur support papier :
Pour les entreprises non assujetties à l’obligation de déclaration par voie électronique ou pour celles n’ayant pas opté pour la déclaration sur Internet.
Les services concernés des Urssaf sont à votre disposition pour vérifier l'application de cette réglementation à votre cas.