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Frais professionnels


SOMMAIRE
Notion de frais professionnels
Frais de nourriture
Indemnités forfaitaires de grand déplacement
Frais de transport domicile-lieu de travail : aide patronale
Frais liés à la mobilité professionnelle
Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
Textes de référence :
Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.
Circulaire ministérielle n° DSS/SDFSS/5B/2003/07 du 7 janvier 2003
Arrêté du 25 juillet 2005 modifiant l’arrêté du 20 décembre 2002.
Lettre circulaire ACOSS n° 2005-126 du 25.08.2005
Circulaire interministérielle N°DSS/DGT/5B/2009/30 du 28 janvier 2009 relative aux frais de transport entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés

Observation préalable :

Afin d’accompagner la mise en oeuvre de la réforme des avantages en nature et des frais professionnels, la circulaire ministérielle du 19 août 2005 procède à une synthèse de l’ensemble des questions - réponses diffusées en 2003 et en 2004.


Les questions - réponses, désormais classées par thème, ont été complétées par deux nouvelles questions ayant trait aux frais d’installation occasionnés par une mobilité professionnelle et aux repas d’affaires.


Pour plus d’informations, consultez la circulaire Acoss n°2005 - 129 du 6 septembre 2005 reprenant la circulaire ministérielle n°2005/389 du 19 août 2005.


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Notion de frais professionnels


Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail.


L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels :

  • soit sous forme de dépenses réellement engagées,

  • soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté.

Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais :


  • Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,

  • Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,

  • Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle,

  • Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France,

  • Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Ne peuvent bénéficier du forfait :


  • les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d'exercice libéral à responsabilité limitée,

  • les PDG de SA et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme,

  • les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée.

Il incombe à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales.


Indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires


L'arrêté du 20 décembre 2002 prévoit l'indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires pour les dépenses de :

  • nourriture,
  • logement,
  • frais liés à l'utilisation à titre professionnel d'un véhicule personnel,
  • frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l'intérieur du territoire métropolitain.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération deux situations sont possibles :


  • si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération,

  • si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédant le montant prévu par l’arrêté est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Frais de nourriture


Salariés en déplacement contraint de prendre leur repas au restaurant


L'indemnité de repas versée au salarié en déplacement professionnel qui ne peut regagner sa résidence est exonérée jusqu'à 17,90 euros par repas dés lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.


Salariés en déplacement travaillant sur chantier


Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 8,70 euros.


Salarié sédentaire travaillant dans des conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail


Lorsque le travailleur salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, l’employeur est autorisé à déduire l’indemnité dans la limite de 6,10 euros.

Sont concernés les salariés travaillant de nuit ou en équipe ou en horaire décalé.


Depuis la réforme des frais professionnels applicable à compter du 1er janvier 2003, les deux primes panier de jour et panier de nuit ont été remplacées par une indemnité unique de restauration sur le lieu de travail.



Document d'information synthétique établi à la date du 08/04/14
Les services concernés des Urssaf sont à votre disposition pour vérifier l'application de cette réglementation à votre cas.

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